Målbarhet er det første steget mot en moderne anbudsorganisasjon

Å modernisere en organisasjon er en spennende tid. Den kommer med sine egne utfordringer, men det er ofte en periode der teamet reflekterer sammen over arbeidsmåter, stiller spørsmål ved innarbeidede rutiner og tester nye metoder. Med riktig tilnærming kan en periode med organisasjonsutvikling føre til mer fornøyde medarbeidere, mer effektive prosesser og bedre resultater.

I denne artikkelen ser vi på et viktig første steg for anbudsorganisasjoner som ønsker å jobbe smartere. Det er på tide å skape en moderne anbudsorganisasjon som møter morgendagens anskaffelser med trygghet, og den reisen starter med målbarhet.

Å måle er å forstå

Mye er sagt om det å måle. "Det som ikke måles, finnes ikke", heter det. "If you can't measure it, you can't manage it" er en internasjonal variant av samme tema. Begge sitatene har blitt kalt myter og problematisert fra ulike vinkler. Alt som betyr noe, lar seg selvsagt ikke måle like enkelt.

Men én ting står klart: å måle synliggjør ting som ellers kan være vanskelige å se.

Når en anbudsorganisasjon begynner å innlemme målbarhet i prosessene, vil det uunngåelig generere nye innsikter. Noen vil kanskje føles som selvfølgeligheter, andre identifiserer problemer man har hatt på følelsen, men ikke helt klart å formulere. Andre innsikter går kanskje rett imot den interne sjargongen, og velter teorier om hvilke arbeidsmåter som er best, eller hvordan teamet presterer.

God organisasjonsutvikling starter med en forståelse av hvordan organisasjonen fungerer i dag. Hvor ressursene brukes, hvilke prosesser som er ineffektive, og hvilket arbeid som er viktigst og faktisk gir resultater.

Anbudsorganisasjoner mangler ofte målbarhet

Mange anbudsorganisasjoner er dyktige på håndverket. Medarbeiderne er mestere i å lese anskaffelsesdokumenter og finne skal-krav. De setter sammen tilbud raskt og med stor presisjon.

Til tross for høy profesjonalitet i arbeidsoppgavene er det vanlig at prosessene er kronglete og vanskelige å få innsyn i. En slik organisasjon har samtidig høy kompetanse, men har vanskelig for å lære og utvikle arbeidet som team.

Anskaffelsesdata er ikke målbar

Problemet starter i selve anskaffelsene. De består i stor grad av tungvinte PDF-dokumenter og kronglete Excel-filer som inneholder helt avgjørende informasjon. Mye av informasjonen er verdifull for de interne prosessene, men må sammenstilles manuelt. Det øker risikoen for at det ikke blir gjort, gjøres på en inkonsekvent måte, eller rett og slett blir feil.

Interne arbeidsmåter speiler umoderne anskaffelsesmetoder

At anskaffelsene har en lav grad av digitalisering, smitter ofte over på anbudsorganisasjoners interne arbeidsmåter. Skal-krav letes frem med overstrykningstusj på utskrevne dokumenter. I beste fall samles viktig informasjon i Excel-ark, som raskt blir utdaterte og vanskelige å navigere i. Dokumenter sendes frem og tilbake, og flere versjoner av samme dokument sirkulerer.

Mange ulike systemer hindrer transparens og oversikt

Anbudsprosessen involverer ofte mange ulike systemer. Overvåkingsplattformer, anskaffelsesdatabaser, interne sammendrag, e-postinnbokser, Excel-ark, Teams, Slack og andre støttesystemer skal sammen holde orden på arbeidet, men god orden blir det sjelden. Det er vanskelig å vite hvilke medarbeidere som jobber med hva, hvilken del av prosessen ulike anbud befinner seg i, og hvor lang tid hver del av prosessen tar. Å opprettholde intern kommunikasjon og organisering krever mye ressurser.

Mangel på målbare data hindrer mål og utvikling

Uten målbare data om anbudsarbeidet er det vanskelig å sette opp nyttige mål. Bortsett fra de mest åpenbare resultatene, som antall vunne anskaffelser, vet man egentlig svært lite om hvordan arbeidet går. Hvor ressursene brukes, hva som tar unødvendig mye tid, hvor gode beslutninger organisasjonen tar – alt dette er innhyllet i mørke.

En anbudsorganisasjon uten målbarhet har vanskelig for å identifisere utviklingsområder og mål som kan bidra til økt effektivitet og bedre resultater.

Å begynne å måle anbudsarbeidet

Det kan føles overveldende å begynne å skape målbarhet i en organisasjon som mangler det i dag. Alle typer endringer er utfordrende, spesielt hvis teamet allerede er overbelastet med arbeid, noe som kan være selve grunnen til at endringen trengs. Men steg for steg kan også dette overvinnes.

Først og fremst må dere bestemme hva dere skal måle. Nedenfor følger et forslag til viktige datapunkter å begynne å måle, for å få en bedre forståelse av hvordan anbudsorganisasjonen fungerer.

De viktigste dataene å måle

• Hvor mange anskaffelser som gjennomgås i overvåkingsflytene.

• En historikk over prosessen for hver anskaffelse som håndteres, inkludert datoer for når den befant seg i hvert steg av prosessen.

• Hvilke anbudsprosesser som avbrytes før tilbud leveres inn, årsaken til at de ble avbrutt, og i hvilken del av prosessen.

• Hvilke tilbud som leveres, og om de fører til kontrakt eller ikke.

• Kontraktsverdi, type anskaffelse og annen relevant informasjon om alle anskaffelser som håndteres.

• Hvilke medarbeidere som jobber med hva i hver del av prosessen, og til enhver tid.

Når disse datapunktene måles, muliggjør det en rekke ulike analyser.

Eksempler på analyser av anbudsarbeidet

• Hva i anbudsprosessen som tar mye tid og ressurser.

• Hvordan arbeidsbelastningen ser ut i teamet, og om enkelte medarbeidere er overbelastet.

• Hvor mye tid som brukes på tilbud som aldri leveres inn og ikke fører til kontrakt.

• Hva en gjennomsnittlig anbudsprosess koster i form av tid og ressurser.

• Hvor lang tid en gjennomsnittlig anbudsprosess tar.

Analyser av anbudsorganisasjonens arbeid kan deretter danne grunnlaget for endringsarbeid som kan styrke både prosesser og resultater.

Forbedringer som kan gjøres basert på analysene

• Bedre beslutninger om hvilke anskaffelser som er relevante å levere tilbud på, gitt hvilke som sjelden fører til levert tilbud eller vunnet kontrakt, eller som har for lav kontraktsverdi.

• Gjennomgang av prosessene som krever mye tid og ressurser.

• Bedre oversikt over anbudsarbeidet til enhver tid.

• Bedre fordeling av arbeid i teamet.

• Bedre planlegging i teamet.

• Utvikling av bedre KPI-er og interne mål.
  
  
  

Tendium er bygget for målbarhet

Å manuelt sammenstille, oppdatere og analysere data om anbudsorganisasjonens arbeid ville vært både tidkrevende og ineffektivt. I stedet trengs et digitalt støttesystem som gjør mye av arbeidet for deg, og som gjør det enkelt å dokumentere og sammenstille datapunktene som må dokumenteres.

Tendium er bygget med data og målbarhet i sentrum. Ved å jobbe i Tendium fra overvåking til ferdig tilbud dokumenteres mange deler av teamets arbeid automatisk av systemet, og det muliggjør nettopp den målbarheten som er så viktig for en moderne anbudsorganisasjon.

I tillegg til målbarhet rundt teamets arbeid tilgjengeliggjør Tendium også data i anskaffelsesdokumentene, ved å trekke ut og sortere all informasjon ved hjelp av AI. Det gjør det mulig å jobbe datadrevet i hvert steg av anbudsprosessen.

Vil du vite mer om fordelene med å jobbe i Tendium? Book en demo, så viser vi deg.