Hankintasanasto:
julkisten hankintojen
 termit selkokielellä

Osa hankinnan toteutuksesta teetetään toisella yrityksellä. Päätoimittaja vastaa hankintayksikölle silti kokonaisuudesta, myös alihankkijoiden työstä.

Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, ja kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Tarjoajien soveltuvuus ja itse tarjoukset tarkastetaan yleensä samassa vaiheessa.

Yleinen suomalainen sähköinen kilpailutusjärjestelmä, jonka kautta moni hankintayksikkö julkaisee hankinta-asiakirjat ja vastaanottaa tarjoukset.

EU:n laajuinen luokitusjärjestelmä, jolla hankinnan kohde määritellään numeerisesti (esim. 72000000-5 IT-palvelut). Näiden avulla tarjoajat voivat kohdentaa hankintailmoitusten hakemista ja hankintayksiköt pyrkivät saamaan ilmoituksensa näkyviin oikeille toimialoille.

Täysin sähköinen hankintamenettely, joka on avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille koko järjestelmän keston ajan. Se on joustavampi vaihtoehto perinteiselle puitejärjestelylle.

EU:n ylläpitämä tietojärjestelmä, josta näkee, mitä todistuksia ja asiakirjoja eri jäsenmaissa vaaditaan julkisissa hankinnoissa. Hyödyllinen erityisesti rajat ylittävässä tarjoamisessa.

Toimittaja, joka on hakenut oikeutta osallistua rajoitettuun menettelyyn, neuvottelumenettelyyn tai muuhun kaksivaiheiseen menettelyyn.

Life Cycle Costing. Laskentatapa, jossa hinnan lisäksi huomioidaan tuotteen tai palvelun käytöstä, huollosta ja hävittämisestä aiheutuvat kulut koko sen elinkaaren ajalta.

Ilmoitus, jolla hankintayksikkö kertoo tulevista hankinnoistaan etukäteen (usein 12 kuukauden aikajänteellä). Tämä antaa tarjoajalle mahdollisuuden aloittaa vaikuttaminen ja valmistautuminen ennen varsinaista tarjouskilpailua. Hankintayksiköiden ei tarvitse tehdä ennakkoilmoitusta.

Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (Laki 1398/2016).

ESPD-lomake on toimittajan oma vakuutus siitä, että se täyttää soveltuvuusvaatimukset eikä sitä koske mikään poissulkuperuste. ESPD-lomaketta käytetään EU-alueen julkisissa hankinnoissa.

Euroopan komission kahden vuoden välein vahvistama euromääräinen raja. Tämän ylittävät hankinnat on kilpailutettava tiukempien EU-sääntöjen mukaisesti ja niistä on ilmoitettava koko EU:n laajuisesti (TED).

Hankinnan jakaminen pienempiin osiin, joihin toimittajat voivat tarjota erikseen. Tukee pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuuksia osallistua kilpailutuksiin.

Hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa. Se lasketaan koko sopimuskaudelta, mukaan lukien mahdolliset optio- ja jatkokaudet. Tämä arvo määrittää, ylittyykö kynnysarvo.

EU:n direktiivit, joihin Suomen hankintalainsäädäntö perustuu (keskeisimpänä 2014/24/EU). Ne määrittävät yhteiset säännöt julkisille hankinnoille koko EU:n alueella.

Kaikki asiakirjat, jotka kuvaavat hankintaa ja sen ehtoja (aiemmin käytettiin termiä tarjouspyyntöasiakirjat). Näihin kuuluvat muun muassa hankintailmoitus, tarjouspyyntö ja sopimusluonnos.

Ilmoitus, jolla hankintayksikkö tiedottaa käynnistyvästä hankinnasta julkisesti. Suomessa ilmoitukset julkaistaan HILMA-palvelussa.

Työkalu tai palvelu, josta voi seurata tulevia ja käynnissä olevia julkisia hankintoja yhdestä paikasta.

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), joka säätelee julkisten hankintojen tekemistä Suomessa.

Hankintayksikkö voi itse korjata tekemänsä päätöksen, jos siinä on tapahtunut selvä virhe. Tämä on nopeampi tapa oikaista virheitä kuin valitus markkinaoikeuteen.

Hankintayksikön tekemä virallinen päätös siitä, kenen kanssa hankintasopimus tehdään. Päätös ja sen perustelut lähetetään kaikille tarjoajille.

Kirjallinen sopimus, joka allekirjoitetaan vasta odotusajan päätyttyä. Itse hankintapäätös ei vielä ole sopimus, vaan sopimus syntyy erillisellä allekirjoituksella.

Taho, jonka on noudatettava hankintalakia. Näitä ovat muun muassa valtio, kunnat, hyvinvointialueet, seurakunnat sekä tietyt julkisoikeudelliset laitokset ja valtionyhtiöt.

Suomen julkisten hankintojen virallinen ilmoituskanava (hankintailmoitukset.fi), jossa hankintayksiköt ilmoittavat hankinnoistaan.

Valintaperuste, jossa hinnan ohella arvioidaan tarjouksen laatutekijöitä ennalta ilmoitetuilla painotuksilla. Yleisin tapa valita kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Markkinaoikeuden määräämä rahallinen korvaus tarjoajalle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa kilpailutus, jos virhettä ei olisi tapahtunut.

Hankinta, jonka hankintayksikkö tekee määräysvallassaan olevalta sidosyksiköltä ilman kilpailutusta. Edellytyksenä on muun muassa, että sidosyksikön myynti ulkopuolisille on laissa määritellyn rajan alittavaa.

Menettely, jossa yhdistyvät tuotekehitys ja hankinta. Hankintayksikkö valitsee kumppanin kehittämään uutta, markkinoilta vielä puuttuvaa ratkaisua ja voi hankkia lopputuloksen ilman uutta kilpailutusta. Erityisen kiinnostava teknologiayrityksille.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus on määrätty julkisuuslaissa. Julkisuuslaki määrää, että viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Hankintayksikön on annettava tiedot asiakirjoista niitä pyytäville, ellei niitä ole lailla säädetty salassa pidettäviksi (esim. liikesalaisuudet).

Ilmoitus, joka tehdään hankinnan ratkeamisen jälkeen. Siinä kerrotaan muun muassa voittanut tarjoaja ja sopimuksen arvo.

Hankintalaissa määritelty euromääräinen raja, jonka ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintalain mukaisesti. Esimerkiksi tavara- ja palveluhankinnoissa tämä on tyypillisesti 60 000 euroa.

Strateginen tapa jakaa hankinnat eri ryhmiin (kategorioihin), jotta ostoja voidaan suunnitella ja johtaa tehokkaammin.

Viranomainen, joka valvoo julkisten hankintojen lainmukaisuutta. KKV voi puuttua erityisesti laittomiin suorahankintoihin ja esittää markkinaoikeudelle seuraamusten määräämistä.

Menettely erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joissa hankintayksikkö ei pysty etukäteen määrittelemään parasta ratkaisua. Hankintayksikkö neuvottelee valittujen ehdokkaiden kanssa ratkaisuvaihtoehdoista ennen lopullisten tarjousten pyytämistä.

Hankintalain perusvaatimus, jonka mukaan julkisia varoja käyttävien tahojen on kilpailutettava hankintansa avoimesti ja syrjimättömästi, kun kynnysarvot ylittyvät.

Valintaperuste, jossa huomioidaan joko hinta-laatusuhde, pelkkä hinta tai elinkaarikustannukset. Tämä on nykyisin yleisin tapa valita voittaja.

Ilmoitus, jolla hankintayksikkö korjaa tai täydentää aiemmin julkaistua hankintailmoitusta tai tarjouspyyntöä. Korjaus voi esimerkiksi muuttaa määräaikaa tai täsmentää vaatimuksia.

Euromääräinen raja, joka määrittää, mitä säännöksiä hankintaan sovelletaan. Kynnysarvot jaetaan kansallisiin ja EU-kynnysarvoihin.

Sopimus, jossa vastike palvelun suorittamisesta tai rakennusurakasta on joko oikeus hyödyntää kohdetta tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä (esim. kahvilan pito virastossa).

Viisi periaatetta, joita on aina noudatettava: avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja vastavuoroinen tunnustaminen.

Viittaa hankintalain liitteeseen E, jossa luetellaan sosiaali- ja terveyspalvelut sekä muut erityiset palvelut (esim. koulutus- tai tietyt lakipalvelut). Näillä on omat, korkeammat kynnysarvonsa ja kevyempi menettelynsä.

Hankintayksikön tekemä selvitys ennen kilpailutusta. Tavoitteena on selvittää, mitä markkinoilla on tarjolla ja millaisia toimittajia alalla on.

Tuomioistuin, joka käsittelee julkisia hankintoja koskevat valitukset Suomessa.

Hankintalain sallima tapa, jolla hankintayksikkö keskustelee markkinatoimijoiden kanssa ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Tämä on kriittinen vaihe, jossa yritys voi vaikuttaa hankinnan sisältöön ja ehtoihin.

Tarjoaja, jota asia koskee, voi hakea muutosta hankintapäätökseen valittamalla markkinaoikeuteen, jos se katsoo hankintayksikön menetelleen lainvastaisesti.

Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee valittujen toimittajien kanssa sopimuksen ehdoista ja tarjousten sisällöstä.

Aika (yleensä 14 päivää EU-hankinnoissa), jonka kuluessa hankintayksikkö ei saa allekirjoittaa hankintasopimusta päätöksen tiedoksiannon jälkeen. Tämä antaa muille tarjoajille mahdollisuuden hakea muutosta päätökseen.

Tarjouspyynnössä ennalta määritelty mahdollisuus jatkaa sopimusta tai hankkia lisää ilman uutta kilpailutusta. Mahdolliset optiokaudet lasketaan mukaan hankinnan ennakoituun kokonaisarvoon.

Kaksivaiheisessa menettelyssä käytettävä pyyntö, jolla toimittajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa ja osoittamaan soveltuvuutensa.

Tarjous, joka koskee vain osaa hankinnasta silloin, kun hankinta on jaettu osiin. Tarjoaja voi näin tarjota vain niihin osiin, joihin sillä on edellytykset.

Kullekin vertailuperusteelle annettu suhteellinen merkitys, joka ilmoitetaan yleensä prosentteina tai pisteinä (esimerkiksi hinta 60 %, laatu 40 %). Painotukset on ilmoitettava etukäteen tarjouspyynnössä.

Kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, johon ei sovelleta hankintalakia. Hankintayksiköllä on usein omat sisäiset ohjeensa pienhankintojen tekemiseen, ja niitä ei aina ilmoiteta HILMAssa.

Laissa määritellyt perusteet, joiden nojalla tarjoaja on suljettava (pakolliset perusteet, kuten lainvoimainen tuomio tietyistä rikoksista) tai voidaan sulkea (harkinnanvaraiset perusteet, kuten verovelat tai ammatin harjoittamiseen liittyvät vakavat virheet) pois menettelystä.

Yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jossa vahvistetaan tietyn ajan kuluessa tehtävien hankintojen ehdot (kuten hinta ja määrä).

Kun hankinta tehdään puitejärjestelyn sisällä usean toimittajan välillä, se tapahtuu usein "kevennetyllä kilpailutuksella" eli minikilpailutuksella.

Laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011). Sitä sovelletaan muun muassa puolustustarvikkeiden ja turvallisuuteen liittyvien hankintojen kilpailutuksiin.

Hankintamenettely, jossa kuka tahansa voi pyytää saada osallistua, mutta vain hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat jättää tarjouksen.

Aiempi vastaava toimitus tai projekti, jolla tarjoaja osoittaa kokemuksensa ja soveltuvuutensa. Referenssejä käytetään usein soveltuvuusvaatimusten täyttämisen osoittamiseen.

Request for Information. Hankintayksikön esittämä pyyntö markkinatoimijoille tiedon saamiseksi valmisteltavasta hankinnasta. Se ei ole vielä kutsu jättää tarjouksia.

Kahden tai useamman toimittajan yhdessä jättämä tarjous. Ryhmittymän jäsenet voivat yhdistää voimavaransa täyttääkseen soveltuvuusvaatimukset ja vastata hankinnasta yhdessä.

Markkinaoikeus voi määrätä hankintayksikölle seuraamusmaksun esimerkiksi laittomasta suorahankinnasta tai muusta vakavasta virheestä. Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) voi tehdä asiasta esityksen markkinaoikeudelle.

Hankintadokumentteihin kuuluva luonnos tulevasta hankintasopimuksesta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan luonnoksen ehtoihin, joihin ei avoimessa menettelyssä pääsääntöisesti voi neuvotella.

Vaatimukset, jotka tarjoajan on täytettävä voidakseen tulla valituksi (esim. taloudellinen tilanne, kokemus, luvat).

Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee suoraan yhden tai useamman toimittajan kanssa ilman julkista hankintailmoitusta. Sallittu vain hyvin rajoitetuissa poikkeustapauksissa.

Vapaaehtoinen ilmoitus, jolla hankintayksikkö kertoo aikovansa tehdä suorahankinnan. Julkaisu käynnistää määräajan, jonka kuluessa päätökseen voi hakea muutosta, ja suojaa hankintayksikköä tehottomuusseuraamukselta.

Menettely, jota käytetään erityisesti arkkitehtuuri-, insinööri- tai tietojenkäsittelyaloilla, jossa hankintayksikkö pyytää suunnitelmia tai ideoita ja tuomaristo valitsee niistä parhaan.

Toistuva sähköinen vaihe, jossa tarjoajat voivat parantaa tarjoustaan (esimerkiksi hintaa) reaaliaikaisesti ennalta ilmoitettujen kriteerien pohjalta. Käytetään vertailun apuna menettelyn loppuvaiheessa.

Toimittaja (yritys), joka on jättänyt tarjouksen hankintamenettelyssä.

Toimittajan tekemä kirjallinen vastaus tarjouspyyntöön, jossa se sitoutuu toimittamaan palvelun tai tuotteen tietyllä hinnalla ja ehdoilla.

Henkilö, joka valmistelee ja koordinoi yrityksen tarjouksia julkisiin kilpailutuksiin.

Vaihe, jossa hankintayksikkö vertailee tarjouksia ennalta ilmoitettujen kriteerien perusteella. Perusteena on joko halvin hinta, halvin kustannus tai paras hinta-laatusuhde.

Sähköinen portaali tai järjestelmä (esim. Cloudia, Tarjouspalvelu.fi), jonka kautta tarjoukset jätetään ja hankintaprosessia hallinnoidaan.

Asiakirja, jolla hankintayksikkö pyytää tarjouksia. Se sisältää kuvauksen hankinnan kohteesta ja vertailuperusteista.

Tarjouspyynnössä määritelty aika, jonka tarjoaja on sidottu tekemäänsä tarjoukseen (yleensä 3–6 kuukautta).

EU:n virallinen verkkoversio "Euroopan julkisten hankintojen täydennysosasta", jossa kaikki EU-kynnysarvon ylittävät ilmoitukset julkaistaan koko EU:n alueelta.

Markkinaoikeuden määräys, joka voi estää hankintayksikköä jatkamasta hankintaa tai allekirjoittamasta sopimusta valituksen käsittelyn ajan.

Tarjous, joka poikkeaa tarjouspyynnön perusratkaisusta. Sallittu vain, jos hankintayksikkö on tarjouspyynnössä nimenomaisesti hyväksynyt vaihtoehtoiset tarjoukset.

Määräaika, yleensä 14 päivää hankintapäätöksen tiedoksisaannista, jonka kuluessa päätöksestä on valitettava markkinaoikeuteen. Myöhässä jätettyä valitusta ei tutkita.

Hankintayksikön asettamat ympäristöön, sosiaalisiin seikkoihin tai työelämän laatuun liittyvät vaatimukset, jotka voivat olla joko vähimmäisvaatimuksia tai laatupisteytyksen perusteita.

Ne kriteerit, joiden perusteella tarjoukset pisteytetään. Ne jaetaan hinta- ja laatutekijöihin. Vertailuperusteiden on oltava objektiivisia ja ne on ilmoitettava tarjouspyynnössä selkeästi.

Asiakirja, jossa hankintayksikkö esittää, miten tarjoukset on pisteytetty vertailuperusteiden mukaan. Liitetään yleensä hankintapäätökseen ja on tärkeä työkalu päätöksen arvioimisessa.

Jos tarjoaja ei itse täytä kaikkia vaatimuksia (esim. liikevaihto tai kokemus), se voi vedota toisen yrityksen voimavaroihin täyttääkseen ehdot.

Tarjouspyynnössä asetetut ehdot, jotka hankinnan kohteen on ehdottomasti täytettävä. Jos tarjous ei täytä näitä, se hylätään tarjouspyyntöön vastaamattomana.

Yhdessätarjoamisella tarkoitetaan menettelyä, jossa kaksi tai useampi yritys jättää yhteisen tarjouksen hankintamenettelyssä. Yritykset muodostavat tilapäisen yhteenliittymän (konsortion), jonka avulla ne voivat yhdistää osaamisensa, resurssinsa tai kapasiteettinsa täyttääkseen hankinnan vaatimukset, joihin ne eivät yksin pystyisi vastaamaan. Kukin yritys vastaa omasta osuudestaan sopimuksen toteutuksessa, ja hankintaviranomainen voi edellyttää, että yritykset nimeävät vastuullisen pääosapuolen yhteystahoksi.

Hankintayksikkö, joka kilpailuttaa ja tekee hankintoja tai puitejärjestelyjä muiden hankintayksiköiden puolesta. Suomessa esimerkiksi Hansel (valtio) ja KL-Kuntahankinnat (kunnat).