Adeccon kokenut tarjoustiimi tehosti toimintaansa ja puolitti prosessiin kuluvan ajan

Tehokas työnkulku ja yhtenäinen arviointiprosessi

Adecco on yksi Ruotsin suurimmista rekrytointi- ja henkilöstöpalveluyrityksistä, eikä julkiset hankinnat ole sille vierasta aluetta – yrityksellä on kokenut ja hioutunut tarjoustiimi. Työkalun vaihtaminen jo ennestään toimivassa prosessissa ei ollut mikään itsestäänselvyys. Silti Adecco on tänään erittäin tyytyväinen päätökseensä siirtyä Tendiumiin.

Frida Eriksson, Adeccon Head of Bid Sales, kertoo taustoista.

"Näimme nopeasti hyödyn siitä, että kaikki on koottu yhteen paikkaan Tendiumissa. Aiemmin käytimme arviointivaiheessa useaa eri työkalua – yhtä seurantaan, toista asiakirjojen lataamiseen ja kolmatta itse arviointiin. Sen jälkeen vielä siirsimme kaiken tiedon sisäiseen CRM-järjestelmäämme."

Fridan mukaan vanha prosessi jakautui moneen eri vaiheeseen, mikä teki siitä hitaan, monimutkaisen ja vaikeasti hallittavan. Nykyään Adeccon arviointiprosessi on Tendiumin ansiosta nopeampi, helpompi ja selkeämpi.

Frida kertoo, että Adeccon työnkulku on siirtymän jälkeen täysin yhtenäinen. Se kattaa koko prosessin julkisetn tarjouspyyntöjen löytämisestä go/no go -päätöksen tekemiseen: julkisetn hankintojen seurannan, tarjouspyyntöjen dokumenttien lukemisen, työn jakamisen tiimin kesken, arvioinnin ja lopulta päätöksen siitä, mihin kilpailutuksiin Adecco lähtee mukaan.

"On selvää, kuka vastaa mistäkin. Voimme jättää kommentteja suoraan alustalle ja saamme paljon paremman yleiskuvan", Frida sanoo. "Se säästää valtavasti aikaa."

50 % ajansäästö arviointivaiheessa

Adeccolle suurin hyöty on ajansäästö, joka syntyy siitä, että prosessi on siirretty Tendiumiin – aikaa, jonka tiimi voi nyt käyttää entistä parempien tarjousten laatimiseen. Fridan arvion mukaan Adecco on ainakin puolittanut olennaisten kilpailutusten etsimiseen kuluvan ajan.

Yhtenäisen arviointiprosessin tuoman tehokkuuden lisäksi Frida kertoo, miten pienetkin Tendiumin ominaisuudet tuovat merkittäviä säästöjä ja sujuvoittavat työtä. Hän mainitsee muun muassa:

• Yleiskuvan, joka syntyy, kun uudet kilpailutukset merkitään relevanteiksi tai ei-relevanteiksi, jolloin näkee heti, mitkä niistä on jo käyty läpi.

• Ajansäästön, kun hankinta-asiakirjoihin ei tarvitse aina paneutua erikseen – automaattisesti luotu yhteenveto riittää alustavaan arviointiin.

• Tehokkuuden, joka syntyy siitä, että hankinta-asiakirjat ovat suoraan saatavilla alustalla, jolloin niitä ei tarvitse ladata muualta.

• Selkeyden, kun jokaiselle kilpailutukselle voi nimetä vastuuhenkilön suoraan alustalla, sen sijaan että tehtävät hoidettaisiin erillisissä viestiketjuissa, joissa ne helposti unohtuvat tai katoavat.

• Yksinkertaisuuden, kun tiedot hankintayksiköstä saa automaattisesti koottuna, sen sijaan että niitä pitäisi etsiä käsin ennen CRM-järjestelmään siirtämistä.

"Nämä saattavat vaikuttaa ihan perusasioilta. Mutta se säästää todella paljon minuutteja, kun kaikki on koottuna yhteen paikkaan. Tendiumin työnkulku on tehnyt prosesseistamme tehokkaampia ja läpinäkyvämpiä."

Tiimille, joka käsittelee vuosittain suuren määrän julkisia kilpailutuksia, tämä on merkittävä tehokkuushyöty. Kun olennaisten kilpailutusten etsimiseen kuluva aika puolittuu, tarjoustiimille jää enemmän aikaa siihen, millä on oikeasti väliä – hyvien tarjousten kirjoittamiseen.

Adecco suosittelee Tendiumia kaikille julkisen sektorin myyjille

Adecco on erittäin tyytyväinen siirtymisestä Tendiumiin, ja Frida on jo suositellut alustaa useille kollegoilleen.

"Suosittelisin Tendiumia kaikille, jotka myyvät julkiselle sektorille – erityisesti niille, joilla on paljon kiinnostavia julkisia kilpailutuksia käsissään, koska Tendiumilla säästää niin paljon aikaa."

Frida ymmärtää, että kokeneelle tarjoustiimille voi tuntua pelottavalta vaihtaa alustaa, jota on käytetty vuosikausia ja jonka ympärille prosessit on rakennettu.

"On turvallista pitäytyä siinä, miten asiat on aina tehty. Mutta meidän tiimillemme siirtyminen Tendiumiin ylitti kaikki odotukset – sekä siinä, miten nopeasti pääsimme sisään järjestelmään, että siinä, miten helppoa sen käyttö on. Saimme myös Tendiumilta huippupalvelua, mikä teki alkuun pääsemisestä todella helppoa. Tunsimme heti, että tämä toimii meille hyvin."

Adeccon tarjoustiimi tietää, mistä puhuu. Vuonna 2021 tiimi valittiin yrityksen sisäiseksi "Vuoden innovaattoriksi", ja yhdessä Tendiumin kanssa se jatkaa matkaansa kohti entistä parempaa tarjoustiimiä.