Dedicare laatii voittavia tarjouksia nopeammin – sai täydet pisteet laatuperusteisessa kilpailutuksessa

Lähtötilanne: hidas ja työläs tarjousprosessi

Ennen Tendiumia kilpailutusten seuraaminen ja tarjousten kirjoittaminen julkisiin tarjouskilpailuihin vei valtavasti aikaa. Bid Manager Emma Stålkrona joutui käymään läpi ison kasan epäolennaisia tarjouspyyntöjä, lataamaan asiakirjoja, tarkistamaan vaatimuksia, täyttämään tarkistuslistoja ja muokkaamaan tarjoustekstejä pitkistä valmispohjista käsin. Kiireisimpinä aikoina Dedicare joutui jättämään väliin mahdollisuuksia, joihin ei yksinkertaisesti riittänyt aikaa.

Haasteet

• Suuri määrä epäolennaisia tarjouspyyntöjä kuormitti ja vei aikaa tärkeiltä mahdollisuuksilta

• Ajanpuute vei huomion arvokkailta mahdollisuuksilta

"Vastasimme äskettäin kilpailutukseen, jossa arvioitiin pelkkää laatua. Kirjoitin tekstit Tendiumilla, ja saimme täydet pisteet – ainoana tarjoajana."

Ratkaisu: työnkulku, jonka tuloksena on useampia voitettuja kilpailutuksia

Tendiumin myötä Emma hoitaa nyt koko prosessin hankintailmoitusten seurannasta tarjouksen viimeistelyyn yhdellä alustalla. Tekoälyn laatimat yhteenvedot tarjouspyynnön keskeisistä kohdista nopeuttavat arviointia huomattavasti. Kun sopiva mahdollisuus löytyy, järjestelmä luo tarjouspyynnön asiakirjojen pohjalta valmiin tehtävälistan, jonka avulla Emma pääsee heti kiinni itse tarjouksen kirjoittamiseen.

Ennen Emma joutui kopioimaan ja liittämään tekstejä pitkistä vakiodokumenteista ja hiomaan sen käsin tarjouspyyntöön sopivaksi. Nyt hän saa yhdellä klikkauksella luonnoksen, joka on rakennettu Dedicaren omien tietojen pohjalta ja valmis viimeistelylle.

Parannukset

• Tarjoustekstit syntyvät automaattisesti Dedicaren omaa dataa hyödyntäen

• Fiksu hankintavahti löytää juuri oikeat tarjouspyynnöt

• Tekoäly tiivistää olennaiset vaatimukset ja ehdot

"Tarjoustekstin saa nyt valmiiksi tunnissa. Ennen siihen meni koko päivä."

Tulos: huippupisteitä laatuarvioinneissa

Tendiumin ansiosta Dedicaren tarjouskapasiteetti on kasvanut selvästi. Uusi työnkulku mahdollistaa sekä useampien että laadukkaampien tarjousten lähettämisen. Emma pystyy työstämään kymmentä tarjousta yhtä aikaa ja käyttämään jäljelle jäävän ajan kunkin tarjouksen hiomiseen. Viime vuonna tarjouksia kertyi reilut 80, ja tänä vuonna sama määrä on jo lähes saavutettu puolessa vuodessa.

Yhdessä viimeaikaisessa laatuun perustuvassa kilpailutuksessa Dedicare oli ainoa toimittaja, joka sai huippupisteet – tarjous oli kokonaan Tendiumilla laadittu.

Tulokset

• Tarjousteksti syntyy tunnissa entisen kokonaisen päivän sijaan

• Täydet pisteet ainoana tarjoajana puhtaasti laatuun perustuvassa kilpailutuksessa

• Enemmän tarjouksia jätettäväksi laadusta tinkimättä

• Enemmän aikaa kunkin tarjouksen viimeistelyyn

"Toimialallamme on juuri nyt kova tilanne. Luotettava järjestelmä ja kyky voittaa sopimuksia isoilta ostajilta tekevät meille valtavan eron – se on meille todella tärkeää."