"Säästämme 90 % ajasta, jonka käytimme oikeiden julkisten tarjouspyyntöjen löytämiseen"

Etsimässä parasta julkisen hankinnan työkalua

K3 Nordic on IT-alan jälleenmyyjä, joka on erikoistunut ohjelmistoihin, lisensseihin ja pilvipalveluihin. Kun yrityksessä päätettiin panostaa julkiseen sektoriin, valinta osui Tendiumiin.

"Emme ole aina keskittyneet julkisiin hankintoihin, mutta noin vuosi sitten päätimme ottaa isomman harppauksen julkiselle sektorille ja voittaa enemmän julkisia sopimuksia. Aloimme etsiä aktiivisesti seurantapalvelua ja hyvää julkisen hankinnan työkalua, joka auttaisi meitä menestymään ja pysymään markkinan tasalla," kertoo Peter Kristoffersson, K3 Nordicin toimitusjohtaja.

Yli miljoonan dollarin sopimus Tendiumin avulla

K3 Nordicin työ Tendium-alustalla on tuottanut merkittäviä tuloksia. Yritys voitti hiljattain tähänastisen suurimman julkisen hankintasopimuksensa lisenssikumppanina kunnalliselle asuntoyhtiölle.

"Se on ensimmäinen kerta, kun olemme voittaneet tällaisen kilpailutuksen omin voimin. Se johtuu pitkälti siitä, että pystyimme löytämään mahdollisuuden sekä organisoimaan ja tekemään yhteistyötä alustan kokoamien työkalujen avulla. Ilman Tendiumia epäilisin vahvasti, olisimmeko voittaneet sen sopimuksen – jonka liiketoiminnallinen arvo on meille noin miljoona dollaria sopimuskauden aikana."

90 % ajansäästö oikeiden kilpailutusten löytämisessä

K3 Nordic toimii varsin kapealla sektorilla lisenssien ja ohjelmistojen parissa, joten relevantteja kilpailutuksia ei tule vastaan kovin paljon. Juuri siksi on äärimmäisen tärkeää löytää ne, jotka sopivat yritykselle.

Tendiumin älykkäät ominaisuudet – kuten automaattiset tiivistelmät – auttavat K3 Nordicia arvioimaan nopeasti, onko kilpailutuksessa jotain erityisen kiinnostavaa ja kannattaako siihen investoida aikaa.

"Arviointi vie kymmenesosan siitä ajasta kuin ennen, kun jouduimme lukemaan kaikki hankinta-asiakirjat läpi aiemmissa tarjoustyökaluissa," Peter kertoo.

Tendium mukana alusta (seuranta) loppuun (tarjous)

K3 Nordic käyttää alustaa vähintään kerran viikossa julkaistujen kilpailutusten seurantaan ja arviointiin. Automaattiset tiivistelmät mahdollistavat nopean läpikäynnin.

"Työskentelemme lisenssien ja pilvipalveluiden parissa, ja ala kehittyy jatkuvasti. Se tarkoittaa, että hankintakäytännöt muuttuvat koko ajan. Skannaamalla laajasti ja pääsemällä käsiksi paljon tietoa Tendium-alustassa pystymme poimimaan useita paikkoja, joissa lisenssit ja pilvipalvelut ovat osa suurempia hankintoja. Sen jälkeen voimme nopeasti arvioida, onko jokin kilpailutus meille relevantti," Peter sanoo.

Toinen arvostettu ominaisuus on avainsanahaku asiakirjoissa. Sen avulla K3 Nordic voi rajata kilpailutukset, jotka sisältävät tai eivät sisällä tiettyjä termejä – ja tunnistaa nopeasti mahdolliset hylkäysperusteet.

Relevanttien kilpailutusten löytämisen jälkeen alusta on K3 Nordicin työnkulun ytimessä. Yritys kokoaa ja keskittää asiakirjat ja kysymykset alustalle, ja Peter arvostaa erityisesti yhteistyömahdollisuutta.

"Arvostan sitä, että samassa paikassa voi oikeasti tehdä yhteistyötä – se säästää aikaa verrattuna erillisiin projektikansioihin, joissa asiakirjoja pallotellaan edestakaisin."

Tendium osana K3 Nordicin liiketoiminnan kehittämistä

K3 Nordic hyödyntää Tendiumia myös liiketoiminnan suuntaamiseen tulevaisuudessa.

"Skannaamme myös kilpailutuksia, jotka eivät tällä hetkellä ole suoraan relevantteja meille. Ne näemme potentiaalisena tulevaisuuden alueena ja ne auttavat meitä ymmärtämään, mitä sinne pääseminen vaatii. Heitämme melko laajan verkon, katsomme saaliit ja heitämme osan takaisin. Sitten mietimme, miten kehittää liiketoimintaa Tendiumin tarjoaman tiedon pohjalta."

Peter korostaa, että markkinaseuranta on tärkeä osa liiketoiminnan kehittämistä:

"Markkinoiden seuranta on alustan vahvimpia ominaisuuksia, erityisesti kun toimitaan niche-toimijana kuten me. Palvelu on auttanut tehostamaan seurantatyötä niin, että voimme luottaa, ettei mikään tärkeä mahdollisuus jää huomaamatta. Käytämme työkalua myös ymmärtämään, mitä muita kilpailutuksia on käynnissä ja mitä alalla tapahtuu – se on osa liiketoiminnan kehittämistä ja oikeiden kumppanuuksien rakentamista."

Toimittajavaatimukset ja riskianalyysi

"Toimittajavaatimukset ovat tärkeä osa, jota tarkastelemme paljon – sertifikaatit, referenssit, ISO-standardit ja niin edelleen. Kyky nähdä vaatimukset nopeasti, hylätä ne kilpailutukset joiden vaatimuksia emme täytä, ja palata niihin myöhemmin on uskomattoman hyvä liiketoiminnallinen arvo. Sen sijaan, että käyttäisimme paljon aikaa tiedon etsimiseen, pystymme käymään läpi suuret ja relevantit kilpailutukset nopeasti."

Alusta on intuitiivinen – "tuen tarve on hyvin vähäinen"

"Alusta on yleisesti ottaen hyvin intuitiivinen, ja se tarkoittaa, että pystymme tekemään paljon itse. Aina kun meillä on ollut kysymyksiä tai tarvitsimme apua, Tendium on reagoinut nopeasti. Tuki on myös auttanut meitä löytämään uusia ominaisuuksia, joita emme olleet aiemmin huomanneet. Erittäin joustava, nopea ja palvelualtis," Peter sanoo.

"Suosittelisin alustaa ehdottomasti – mutta en kilpailijoilleni," Peter toteaa silmää iskien.