Ocab rakentui selkeän tarjousprosessin ja paransi tehokkuuttaan Tendiumin avulla

"Löysimme Tendiumissa täysin uusia hyötyjä ja mahdollisuuksia."

Tausta

Ocab on markkinajohtaja kiinteistövahinkojen korjauspalveluissa Ruotsissa. Julkinen sektori on merkittävä markkina, ja yrityksellä on laaja tarjoustiimi – noin 30 paikallista myyntiedustajaa, työnjohtajaa ja tarjouspäällikköä 17 alueella ympäri maata.

Kun seurantapalvelusopimus oli päättymässä, Ocab päätti kartoittaa vaihtoehtoja markkinoilla. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tehostaisi tarjousprosessia.

Haasteet

30-henkisen tiimin koordinointi 17 eri alueella ei ole yksinkertaista. Ocab näki, että tarjousprosessin tehokkuudessa ja tiimin yhteisessä kokonaiskuvassa oli parannettavaa. Aiempi seurantapalvelu ei kyennyt mukautumaan Ocabin tarpeisiin eikä ollut halukas kehittämään palveluaan. Tendiumiin siirtyminen toi mukanaan erilaisen kokemuksen.

"Säästämme aikaa sisäisesti, koska hankinta-asiakirjojen automaattisten tiivistelmien avulla pystymme tekemään valinnan välittömästi – onko tämä relevantti mahdollisuus vai ei."

Ratkaisu

Tendiumin tekoälytiivistelmät auttavat Ocabia säästämään aikaa sekä seurannassa että silloin, kun kollegat tarvitsevat nopean katsauksen kilpailutukseen. Tiivistelmän avulla saa kokonaiskuvan muutamassa minuutissa sen sijaan, että lukisi läpi 47 sivua asiakirjoja.

Jaetut kanban-taulut ovat auttaneet tiimiä seuraamaan, kuinka monta tarjousta on työn alla milloinkin. Koordinointi on helpottunut ja yhteinen näkymä löytyy kaikilla.

Tendiumista Ocab löysi myös sen joustavuuden ja räätälöinnin, jota oli etsitty.

• Automaattiset tekoälytiivistelmät nopeuttavat ja tarkentavat go/no-go -päätöksiä

• Jaetut kanban-taulut tuovat selkeyttä ja helpottavat koordinointia

• Räätälöity ratkaisu tiimin tarpeisiin

"Yksi suurimmista hyödyistä on, että meillä on nyt selkeä työskentelytapa, jossa voimme seurata kilpailutuksia koko prosessin läpi."

Tulokset

Tendium on auttanut Ocabia tehostamaan tarjoustoimintaa ja antanut koko tiimille yhteisen prosessin ja kokonaiskuvan. Tänään yritys on organisoituneempi kuin ennen.

Ocabilla on selkeä näkymä sekä työn alla oleviin sopimuksiin ja volyymeihin että voitettuihin tarjouksiin. Kaikki alueet ja niiden voitetut kilpailutukset näkyvät helposti – samoin kuin se, mitä ne tarkoittavat potentiaalisen liikevaihdon kasvuna.

Tekoälytiivistelmät ovat vähentäneet epärelevanteihin kilpailutuksiin hukkuvaa aikaa ja vapauttaneet resursseja parempiin kohteisiin.