Stadion Architects tekee enemmän tarjouksia samoilla resursseilla Tendiumin avulla

Tausta: Pieni tiimi, rajalliset tarjousresurssit

Stadion Architects ei suurten yritysten tapaan pysty pitämään erillistä tarjoustiimiä. Silti julkiset projektit ovat tärkeitä – toimisto suunnittelee julkisen sektorin rakennuksia, kuten yhteisötiloja ja kulttuurirakennuksia.

Haastattelimme arkkitehti Tania R. Haittoa, jonka työpäivät jakautuvat suunnittelun, kilpailutusten seurannan ja tarjousten kirjoittamisen välille. Ennen Tendiumia hankinta-asiakirjojen läpikäyminen vaati paljon aikaa ja tarkkuutta kaiken olennaisen löytämiseksi.

Haasteet:

• Pieni tiimi, jolla on tarve käyttää resurssit mahdollisimman tehokkaasti

• Seuranta- ja tarjousprosessissa oli parannettavaa

"Säästämme valtavasti aikaa. Saamme kaiken tarvitsemamme yhteen paikkaan ja näemme nopeasti, täytämmekö vaatimukset ja mikä on seuraava askeleeemme." – Tania R. Haitto

Ratkaisu: Tehostaminen älykkään seurannan ja arvioinnin avulla

Stadion Architects on hyötynyt merkittävästi tekoälytiivistelmistä. Sen sijaan, että kaikki hankinta-asiakirjat luettaisiin läpi, tiimi saa nopeasti kokonaiskuvan kilpailutuksesta ja voi arvioida, kannattaako siihen panostaa.

Vakiosisältöjen – kuten sopimusehtojen ja referenssivaatimusten – lisäksi tiimi on räätälöinyt tiivistelmät arkkitehtuurialan kilpailutuksille tyypillisillä osioilla, jolloin nämä kohdat löytyvät välittömästi.

Aiemmin sisäisissä tarjouspalavereissa kului paljon aikaa asiakirjojen hallinnollisten määräysten läpikäymiseen. Nyt siihen ei tarvitse enää tuhlata aikaa – tekoälytiivistelmä riittää. Lisäksi myös kollegoiden, jotka eivät ole tottuneita lukemaan hankinta-asiakirjoja, on helpompi ymmärtää projektit.

Ratkaisu lyhyesti:

• Tekoälytiivistelmät nopeuttavat seurantaa, arviointia ja hyvien mahdollisuuksien tunnistamista

• Tiivistelmät ovat sujuvoittaneet päätöspalavereja ja helpottaneet kollegoiden osallistumista

"Säästämme vähintään tunnin kilpailutusta kohden, mutta yleensä 1–2 työpäivää." – Tania R. Haitto

Tulokset: Enemmän tarjouksia samalla ajankäytöllä

Älykkäämmän seurannan ja arvioinnin ansiosta Stadion Architects on tehostanut tarjousprosessiaan merkittävästi – säästö on vähintään tunti, tavallisesti 1–2 työpäivää, jokaista arvioitua kilpailutusta kohden.

Tania selittää, että tämä mahdollistaa useampiin kilpailutuksiin osallistumisen samalla ajankäytöllä. Koska tarjousten tekeminen vie paljon aikaa, on tärkeää pystyä priorisoimaan oikeat kohteet.

Tulokset lyhyesti:

• Tehokas seuranta, joka säästää 1–2 työpäivää kilpailutusta kohden

• Mahdollisuus osallistua useampiin kilpailutuksiin samalla ajankäytöllä

Arkkitehdeille ja muille julkisen sektorin toimittajille Tania suosittelee:

"Tendium tehostaa kilpailutusten seurantaa merkittävästi. Lisäksi jaettujen kanban-taulujen ja muiden yhteistyöominaisuuksien ansiosta saa paljon paremman kokonaiskuvan."