«Vi sparer 90 % av tiden vi pleide å bruke på å finne de rette offentlige anbudene»

Jakten på det ultimate verktøyet for offentlige anskaffelser

K3 Nordic er en forhandler av IT-tjenester og spesialiserer seg på programvare, lisenser og skytjenester. Da tiden var inne for å fokusere mer på det offentlige markedet, vendte K3 Nordic seg til Tendium.

«Vi har ikke alltid fokusert på offentlige anskaffelser, men for omtrent et år siden tok vi en beslutning om å ta et større jafs av det offentlige markedet for å vinne flere offentlige kontrakter. Vi begynte aktivt å lete etter en overvåkingstjeneste, samt et godt verktøy for offentlige anskaffelser som kunne hjelpe oss med å lykkes og holde oss i forkant av markedet,» sier Peter Kristoffersson, administrerende direktør i K3 Nordic.

Vant en kontrakt verdt over 10 millioner kroner med Tendium

K3 Nordics arbeid på Tendium-plattformen har resultert i store seire. Selskapet vant nylig sin hittil største offentlige anskaffelse som lisenspartner til et kommunalt boligselskap. 

«Det er første gang vi har vunnet denne typen anbud på egen hånd. Det skyldes i stor grad at vi har klart å finne muligheten, organisere og samarbeide gjennom de samlede verktøyene på plattformen. Uten Tendium tviler jeg sterkt på at vi ville ha vunnet den avtalen, som for oss har en forretningsverdi på omtrent 10 millioner kroner over kontraktsperioden.»

Sparer 90 % av tiden brukt på å finne de rette anskaffelsene

K3 Nordic er en relativt nisjepreget aktør innen lisenser og programvare, noe som gjør at antallet anskaffelser som er relevante for selskapets område er ganske få. For et selskap som K3 Nordic er det ekstremt viktig å enkelt kunne finne de rette anbudene som passer for bedriften.

Med Tendiums smarte verktøy, som for eksempel sammendragsfunksjon, kan K3 Nordic raskt finne ut om det er noe i en anskaffelse som gjør den ekstra interessant, og om muligheten er verdt å investere i.

«Den vurderingen tar en tidel av tiden sammenlignet med før, da vi pleide å lese gjennom alle anskaffelsesdokumentene i tidligere verktøy,» sier Peter.

Bruker Tendium fra start (overvåking) til slutt (tilbud)

Minst én gang i uken. Det er minimumstiden K3 Nordic bruker plattformen til å overvåke publiserte anskaffelser og vurdere hvilke som er verdt å investere i. Takket være automatisk genererte sammendrag kan K3 Nordic raskt skanne informasjonen i anbudene.

«Vi jobber med lisenser og skytjenester, og det er et område i kontinuerlig utvikling. Det betyr at måten man gjorde anskaffelser på for ti, fem eller tre år siden, hele tiden endrer seg og beveger seg fremover. Ved å skanne bredt og ha tilgang til mye informasjon på Tendium-plattformen, kan vi fange opp mange tilfeller der lisenser og skytjenester er en del av andre anskaffelser. Deretter kan vi raskt identifisere om det er noen anskaffelser som er relevante for oss,» sier Peter.

En annen høyt verdsatt funksjon i plattformen er søk etter nøkkelord i dokumenter. Med nøkkelordsøk kan K3 Nordic velge å vise anskaffelser som inneholder eller ikke inneholder spesifikke begreper og nøkkelord. K3 Nordic kan deretter raskt identifisere om det er noe i anskaffelsen som kan diskvalifisere dem. 

Etter å ha identifisert relevante anskaffelser, er plattformen og dens funksjoner helt avgjørende for K3 Nordics arbeidsflyt. Selskapet bruker plattformen til å samle og sentralisere dokumenter og spørsmål, og Peter setter spesielt stor pris på at flere personer kan samarbeide på plattformen. «Jeg setter pris på funksjonen der man faktisk kan samarbeide på samme sted, noe som selvfølgelig sparer tid sammenlignet med om man oppretter prosjektmapper andre steder og deretter må jobbe med dokumenter og oppdateringer frem og tilbake.»

Et essensielt verktøy i K3 Nordics forretningsutvikling

K3 Nordic bruker ikke bare Tendium-plattformen til å finne relevante anskaffelser, men også til å utvikle virksomheten videre. Peter sier:

«Vi skanner også anskaffelser som ikke er direkte relevante for oss i dag. Slike anskaffelser blir sett på som et potensielt område for fremtiden og hjelper oss med å forstå hva som kreves for å være der. Vi kaster ut et ganske stort nett, og så ser vi på fangsten før vi kaster noe ut igjen. Deretter tenker vi på hvordan vi kan utvikle virksomheten ved hjelp av informasjonen som tilbys i Tendiums tjeneste.»

Peter understreker at Tendiums anbudsovervåking spiller en sentral rolle for K3 Nordics eksterne markedsovervåking. Selskapet undersøker hvilke anskaffelser de kan og vil delta i i fremtiden, og analyserer hva som kommer ut på markedet. På denne måten kan K3 Nordic spare mye tid på å holde oversikt over anskaffelser. Peter forklarer også at ekstern overvåking er viktig fra et forretningsutviklingsperspektiv:

«Jeg synes delen med å overvåke ulike markeder er en veldig sterk funksjon på plattformen, spesielt når man er en nisjeaktør som oss. Jeg vil si at tjenesten har hjulpet oss med å effektivisere overvåkningsarbeidet, slik at vi føler oss trygge på at vi ikke går glipp av viktige muligheter. Vi får mye hjelp fra verktøyet fordi vi får en oversikt over hva som skjer i markedet. I tillegg til å vurdere om vi skal gå for en anskaffelse eller ikke, bruker vi verktøyet til å forstå hvilke andre anskaffelser som er på gang og hva som skjer på området. Det er en del av vår forretningsutviklingsprosess – hvordan vi kan skape partnerskap med de rette aktørene for å kunne vinne flere oppdrag – og plattformen hjelper oss med den eksterne overvåkingen,» sier Peter.

K3 Nordic identifiserer risikoer og krav for fremtiden

Peter sier at plattformen er et utmerket verktøy for risikoanalyse og for å identifisere kvalifikasjonskrav:

«Leverandørkrav er en viktig del som vi ser mye på, for eksempel krav til sertifiseringer, referanser, ISO-standarder og mer. Det å raskt kunne se kravene og fjerne anskaffelser der vi ikke kan oppfylle kravene, legge disse anskaffelsene i evalueringsboksen og deretter se tilbake på dem, er en utrolig god forretningsverdi som plattformen genererer. Dette betyr at vi raskt kan se store og relevante anskaffelser – informasjon som man ellers måtte ha brukt mye tid på å lete etter.»

Plattformen er selvforklarende – «behovet for brukerstøtte er minimalt»

«For det første synes jeg plattformen generelt er veldig selvforklarende, og det i seg selv betyr at vi kan gjøre mye på egen hånd. Hver gang vi har hatt spørsmål eller trengt hjelp, er Tendium på tå hev og raske til å svare. I tillegg har supporten hjulpet oss med å oppdage nye funksjoner og deler av plattformen som vi ikke har tenkt på før. Veldig fleksibel, rask service og god gjestfrihet,» sier Peter. Han legger til at behovet for support på plattformen er veldig lite, noe som er positivt.

Anbefaler Tendium på det varmeste – men ikke til konkurrenter

Peter sier at Tendium har skapt et utrolig smart og moderne verktøy for overvåkingstjenester, der du får mye hjelp til å kvalifisere informasjon, noe som minimerer tidkrevende oppgaver.

«Jeg vil definitivt anbefale plattformen, men ikke til mine konkurrenter,» sier Peter med et glimt i øyet.