Hur får vi fler leverantörer att delta i offentliga upphandlingar? Det diskuterade vi i Almedalen.

Offentlig sektor är en av Sveriges absolut största marknader. Varje år köps varor och tjänster för över 1 100 miljarder kronor med skattemedel. Ändå sjunker antalet anbud per upphandling. Fler företag väljer bort den offentliga affären – inte för att möjligheterna saknas, utan för att trösklarna upplevs som för höga.

I Almedalen samlade Tendium tillsammans med Dagens Industri en panel med civilminister Erik Slottner, Ellen Hausel-Heldahl från Svenskt Näringsliv, Yashar Moradbakhti från Lingio och Hannes Dernehl från Tendium för att ta sig an frågan: hur bygger vi en modern offentlig marknad där de bästa företagen med de bästa lösningarna faktiskt vill vara med och konkurrera?

Krångliga processer skrämmer bort rätt leverantörer

I panelen rådde bred enighet om vad som driver bort företagen. Ellen Hausel-Heldahl satte ord på det med ett exempel som stannar: 84 sidor upphandlingsdokument för att köpa fruktkorgar till personalen. Vem orkar ta itu med den bördan?

Hannes Dernehl bekräftade bilden. Många företag berättar att de planerar att sluta sälja till offentlig sektor – inte för att de saknar kapacitet, utan för att processen är för krånglig och för binär. B2B ses som enklare, och därför väljer många leverantörer att satsa där istället.

Till det läggs ett systematiskt problem med kravspecifikationer som är utdaterade, copy-pastade från gamla dokument eller utformade så snävt att bara en leverantör i praktiken kan delta. Ungefär 20 procent av företagen uppfattar upphandlingar som riggade från start, enligt Svenskt Näringslivs undersökningar.

Att upphandla är svårt – och köparna behöver bli bättre

Panelen var också enig om att det är resurskrävande och utmanande för offentliga organisationer att genomföra bra upphandlingar. 

Yashar Moradbakhti beskrev att många av Lingios kunder, som ofta är kommuner och regioner, har svårt att hitta resurserna som krävs för bra upphandlingar. Det gäller särskilt små kommuner som kanske saknar både resurser, kompetens och erfarenhet.

Erik Slottner höll med och lyfte att fler små organisationer behöver gå samman och göra gemensamma upphandlingar. Han berättade om de satsningar som nu görs på att underlätta – Statens inköpscentral flyttas till Upphandlingsmyndigheten med en förhoppning om att den ska få en större roll i att stötta mindre köpare. 

Ellen Hausel-Heldahl sa att den offentliga sektorn behöver bättre tillgång till data för att kunna analysera och dra slutsatser om hur upphandlingar utformas på bästa sätt. En digitaliserad och datadriven inköpsprocess med kategoristyrning hade höjt kvalitén i de offentliga inköpen. 

AI är en stor möjlighet för både köpare och leverantörer

Alla i panelen var eniga: AI har en viktig roll att spela i att stärka offentliga upphandlingar. Ellen Hausel-Heldahl målade upp en framtid där AI lägger anbud, AI utvärderar, och människor fattar de slutliga besluten. 

Hannes Dernehl landade i det konkreta: om varje leverantör klarar att delta i två upphandlingar i stället för en tack vare AI-stöd och bättre upphandlingar skulle konkurrensen förändras dramatiskt.

Medan panelen var enig om att den offentliga sektorn har en bra bit kvar till en sådan framtid så spelar AI redan en aktiv roll i att sänka trösklarna för leverantörer att delta. Yashar Moradbakhti berättade att de använder Tendium och hur det redan gör livet mycket enklare när de deltar i upphandlingar. 

Det är dags att höja statusen – en förutsättning för allt annat

Ett kanske oväntat starkt tema var statusfrågan. Hannes Dernehl sade rakt ut att upphandling har ett dåligt rykte – möjligen oförtjänt. Att säga att man jobbar med upphandlingsfrågor väcker sällan entusiasm. Men det är 1 100 miljarder kronor av skattemedel vi pratar om. Det är svårt att hitta något viktigare att göra rätt.

Den offentliga marknaden är för stor och för viktig för att hanteras med halvhjärtade insatser. Det var Almedalen-panelens tydligaste budskap – och en påminnelse om att förändringen är möjlig, men kräver att alla parter tar sitt ansvar.

Här kan du se inspelningen av paneldiskussionen.