Das erfahrene Bid-Team von Adecco hat den Angebotsprozess optimiert und 50 % der Zeit eingespart

Ein effizienter Workflow mit einheitlichem Qualifizierungsprozess

Adecco ist eines der größten Personalvermittlungs- und Zeitarbeitsunternehmen Schwedens. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind sie keine Neulinge – Adecco verfügt über ein eingespieltes Angebotsteam mit viel Erfahrung. Die Werkzeuge in einem bereits effizienten Prozess zu wechseln, war keine leichte Entscheidung. Doch heute ist Adecco überaus zufrieden mit der Entscheidung, den Prozess zu Tendium zu verlagern.

Frida Eriksson, Head of Bid Sales bei Adecco, erklärt:

„Wir haben schnell die Vorteile erkannt, alles an einem Ort in Tendium gesammelt zu haben. Früher haben wir während der Qualifizierungsphase mit mehreren verschiedenen Tools gearbeitet – eines für die Beobachtung, ein anderes zum Herunterladen von Dokumenten und ein drittes für die Bearbeitung der Qualifizierung. Danach haben wir alle Informationen in unser internes CRM-System übertragen."

Wie Frida erklärt, war ihr bisheriger Prozess in mehrere verschiedene Phasen unterteilt, was den Ablauf langsamer, komplexer und schwieriger zu verwalten machte. Heute läuft alles deutlich reibungsloser, da Adeccos Qualifizierungsprozess mit Tendium schneller, einfacher und klarer geworden ist.

Frida beschreibt, wie Adeccos Workflow nach dem Wechsel zu Tendium nun vollständig in den gesamten Qualifizierungsprozess integriert ist – von der anfänglichen Beobachtung über das Lesen der Ausschreibungsunterlagen, die Aufteilung der Arbeit im Team, die Bewertung bis hin zur endgültigen Entscheidung, für welche Ausschreibungen Adecco ein Angebot abgeben möchte.

„Es ist klar, wer wofür verantwortlich ist. Wir können direkt auf der Plattform Kommentare hinterlassen und erhalten einen viel besseren Überblick", sagt Frida. „Das spart unglaublich viel Zeit."

50 % Zeitersparnis in der Qualifizierungsphase

Der größte Gewinn für Adecco ist die Zeit, die sie durch die Umstellung ihres Prozesses auf Tendium eingespart haben – Zeit, die sie nun darauf verwenden können, noch bessere Angebote zu erstellen. Frida schätzt, dass Adecco die Zeit für die Suche nach relevanten Ausschreibungen mindestens halbiert hat.

Neben den reinen Effizienzgewinnen durch einen zusammenhängenden Qualifizierungsablauf beschreibt Frida, wie scheinbar kleine Funktionen in Tendium eine große Wirkung auf Zeitersparnis und reibungslose Arbeitsabläufe haben. Sie nennt unter anderem:

• Den Überblick, den sie durch die Sortierung neuer Ausschreibungen nach relevant und nicht relevant erhalten, sowie das Wissen, welche neuen Ausschreibungen bereits gesichtet wurden.

• Die Zeitersparnis dadurch, dass man nicht in die Ausschreibungsunterlagen selbst gehen muss, da es meist ausreicht, die automatisch generierten Zusammenfassungen für eine erste Einschätzung zu lesen.

• Die Effizienz dadurch, dass die Ausschreibungsunterlagen direkt in der Plattform verfügbar sind, wodurch das Herunterladen an anderer Stelle entfällt.

• Die Klarheit durch die Zuweisung einer verantwortlichen Person für jede Ausschreibung in der Plattform, anstatt paralleler Kommunikationsstränge nebenher, bei denen Aufgaben leicht durch die Maschen fallen oder vergessen werden.

• Die Einfachheit, automatisch zusammengefasste Informationen über die vergebende Behörde zu erhalten, anstatt der Detektivarbeit, die früher beim Übertrag ins interne CRM-System nötig war.

„Es mag ziemlich einfach klingen. Aber es spart so viele, viele Minuten, einfach dadurch, dass alles an einem Ort gesammelt ist. Der Workflow in Tendium hat unsere Prozesse effizienter und transparenter gemacht."

Für ein Team, das viele Ausschreibungen pro Jahr bearbeitet, ist das ein großer Effizienzgewinn. Eine halbierte Zeit für die Suche nach relevanten Ausschreibungen schafft mehr Raum für das, worauf sich das Angebotsteam wirklich konzentrieren möchte – gute Angebote zu schreiben.

Adecco empfiehlt Tendium jedem im Vertrieb an den öffentlichen Sektor

Adecco ist überaus zufrieden mit dem Wechsel zu Tendium, und Frida hat die Plattform bereits mehreren Personen empfohlen.

„Ich würde Tendium jedem empfehlen, der an den öffentlichen Sektor verkauft. Besonders allen, die einen größeren Anteil interessanter Ausschreibungen im öffentlichen Sektor haben, gerade weil es so viel Zeit spart."

Frida versteht, dass es für erfahrene Angebotsteams beängstigend wirken kann, von einer Plattform zu wechseln, mit der sie vielleicht schon viele Jahre gearbeitet haben und bei der etablierte Prozesse bestehen.

„Es gibt eine gewisse Sicherheit darin, dass es schon immer so war. Aber für mein Team hat der Wechsel zu Tendium wirklich alle Erwartungen übertroffen, sowohl was die Geschwindigkeit angeht, mit der wir uns eingearbeitet haben, als auch wie einfach die Arbeit damit ist. Wir haben außerdem einen fantastischen Service von Tendium erhalten, der uns den Einstieg unglaublich leicht gemacht hat. Wir hatten sofort das Gefühl, dass es sehr gut funktioniert."

Adeccos Ausschreibungsteam weiß, wovon es spricht. 2021 wurden sie innerhalb ihres Unternehmens zum Innovator des Jahres gekürt, und gemeinsam mit Tendium setzen sie ihre Reise hin zum besten Angebotsteam von morgen fort.