„Wir sparen 90 % der Zeit, die wir früher für die Suche nach den richtigen öffentlichen Ausschreibungen gebraucht haben."

Die Suche nach dem ultimativen Tool für die öffentliche Vergabe

K3 Nordic ist ein Anbieter von IT-Dienstleistungen und spezialisiert auf Software, Lizenzen und Cloud-Services. Als der Fokus stärker auf den öffentlichen Markt rücken sollte, wandte sich K3 Nordic an Tendium.

„Wir haben uns nicht immer auf öffentliche Vergabe konzentriert, aber vor etwa einem Jahr haben wir entschieden, deutlich stärker in den öffentlichen Markt einzusteigen und mehr öffentliche Aufträge zu gewinnen. Wir haben dann gezielt nach einer Ausschreibungsverfolgung sowie einem starken Tool für öffentliche Vergabe gesucht – etwas, das uns zum Erfolg führt und den Markt im Blick behält", sagt Peter Kristoffersson, CEO bei K3 Nordic.

Auftrag über 1 Million $ mit Tendium gewonnen

Die Arbeit von K3 Nordic auf der Tendium-Plattform hat zu großen Erfolgen geführt. Das Unternehmen gewann kürzlich seine bislang größte öffentliche Ausschreibung – als Lizenzpartner für ein kommunales Wohnungsunternehmen.

„Es ist das erste Mal, dass wir eine solche Ausschreibung ganz allein gewonnen haben. Das liegt vor allem daran, dass wir die Chance dank der gesammelten Tools auf der Plattform finden, organisieren und gemeinsam bearbeiten konnten. Ohne Tendium hätte ich große Zweifel gehabt, dass wir diesen Auftrag gewinnen – für uns ein Geschäftswert von rund 1 Million $ über die gesamte Vertragslaufzeit."

90 % Zeitersparnis bei der Suche nach den richtigen Ausschreibungen

K3 Nordic ist im Bereich Lizenzen und Software ein relativ nischenspezifischer Akteur – entsprechend gering ist die Zahl der für das Unternehmen relevanten Ausschreibungen. Für ein Unternehmen wie K3 Nordic ist es daher extrem wichtig, die passenden Ausschreibungen zuverlässig und schnell zu finden.

Mit den smarten Tools von Tendium, etwa der Zusammenfassungsfunktion, kann K3 Nordic schnell erkennen, ob eine Ausschreibung besonders interessant ist und sich der Aufwand lohnt.

„Diese Einschätzung dauert nur ein Zehntel der Zeit im Vergleich zu früher, als wir uns durch alle Vergabeunterlagen mit früheren Tools lesen mussten", so Peter.

Mit Tendium von Anfang (Ausschreibungsverfolgung) bis Ende (Angebot)

Mindestens einmal pro Woche – so oft nutzt K3 Nordic die Plattform mindestens, um veröffentlichte Ausschreibungen zu verfolgen und zu bewerten, welche sich lohnen. Dank automatisch generierter Zusammenfassungen kann K3 Nordic die Informationen in den Ausschreibungen schnell überblicken.

„Wir arbeiten mit Lizenzen und Cloud-Services – ein Bereich, der sich ständig weiterentwickelt. Das bedeutet: Wie vor zehn, fünf oder drei Jahren ausgeschrieben wurde, ändert sich laufend. Durch die breite Suche und den Zugriff auf viele Informationen in der Tendium-Plattform entdecken wir zahlreiche Stellen, an denen Lizenzen und Cloud-Services Teil anderer Ausschreibungen sind. Danach können wir schnell erkennen, ob eine Ausschreibung für uns relevant ist", sagt Peter.

Eine weitere geschätzte Funktion der Plattform ist die Stichwortsuche in Dokumenten. Damit kann K3 Nordic gezielt Ausschreibungen anzeigen lassen, die bestimmte Fachbegriffe und Stichwörter enthalten – oder eben nicht. So erkennt das Unternehmen schnell, ob etwas in der Ausschreibung zum Ausschluss führen könnte.

Sobald die relevanten Ausschreibungen identifiziert sind, ist die Plattform für den Workflow von K3 Nordic unverzichtbar. Das Unternehmen nutzt sie, um Dokumente und Fragen zu bündeln und zu zentralisieren – Peter schätzt besonders, dass mehrere Personen gemeinsam auf der Plattform arbeiten können. „Ich finde es gut, dass man tatsächlich am selben Ort zusammenarbeiten kann – das spart natürlich Zeit gegenüber Projektordnern an anderen Stellen, bei denen man Dokumente und Updates ständig hin- und herschicken muss."

Ein unverzichtbares Tool für die Geschäftsentwicklung von K3 Nordic

K3 Nordic nutzt die Tendium-Plattform nicht nur, um relevante Ausschreibungen zu finden, sondern auch, um das Geschäft weiterzuentwickeln. Peter erklärt:

„Wir beobachten auch Ausschreibungen, die für uns heute nicht direkt relevant sind. Solche Ausschreibungen betrachten wir als potenzielles Zukunftsfeld – sie helfen uns zu verstehen, was es braucht, um dort erfolgreich zu sein. Wir werfen ein recht großes Netz aus und schauen uns dann die Fische an, bevor wir einige zurückwerfen. Anschließend überlegen wir, wie wir das Geschäft mit den Informationen aus Tendium weiterentwickeln können."

Peter betont, dass die Ausschreibungsverfolgung von Tendium eine zentrale Rolle für die externe Marktbeobachtung von K3 Nordic spielt. Das Unternehmen prüft, welche Ausschreibungen künftig für sie infrage kommen, und analysiert, was auf dem Markt passiert. So spart K3 Nordic viel Zeit, um den Überblick über Ausschreibungen zu behalten. Peter erklärt außerdem, warum externe Marktbeobachtung für die Geschäftsentwicklung wichtig ist:

„Ich finde, die Marktbeobachtung ist eine sehr starke Funktion der Plattform – gerade für einen Nischenakteur wie uns. Der Service hat unsere Ausschreibungsverfolgung deutlich effizienter gemacht, sodass wir sicher sein können, keine wichtigen Chancen zu verpassen. Das Tool hilft uns enorm, weil wir einen Überblick darüber bekommen, was auf dem Markt passiert. Neben der Entscheidung, ob wir uns an einer Ausschreibung beteiligen, nutzen wir das Tool auch, um zu verstehen, welche anderen Ausschreibungen laufen und was sich in dem Bereich tut. Das ist Teil unseres Geschäftsentwicklungsprozesses – wie wir Partnerschaften mit den richtigen Akteuren aufbauen, um mehr Aufträge zu gewinnen – und die Plattform unterstützt uns dabei bei unserer externen Marktbeobachtung", sagt Peter.

K3 Nordic erkennt Risiken und Anforderungen für die Zukunft

Peter sieht die Plattform als exzellentes Tool für Risikoanalysen und die Identifikation von Eignungskriterien:

„Anforderungen an Bieter sind ein wichtiger Punkt, den wir uns genau ansehen – etwa Anforderungen an Zertifizierungen, Referenzen, ISO-Normen und mehr. Die Anforderungen schnell einsehen zu können, Ausschreibungen auszuschließen, deren Anforderungen wir nicht erfüllen können, und diese dann zur späteren Bewertung abzulegen – das schafft einen unglaublich guten geschäftlichen Mehrwert durch die Plattform. So können wir große und relevante Ausschreibungen schnell überblicken – Informationen, für die man sonst viel Zeit bei der Suche aufwenden müsste."

Die Plattform erklärt sich selbst – „der Support-Bedarf ist sehr gering"

„Zunächst einmal finde ich, dass sich die Plattform generell sehr selbst erklärt, und das bedeutet an sich schon, dass wir vieles selbst erledigen können. Jedes Mal, wenn wir Fragen hatten oder Hilfe brauchten, war Tendium sofort da und schnell zur Stelle. Außerdem hat uns der Support geholfen, neue Funktionen und Bereiche der Plattform zu entdecken, an die wir zuvor nicht gedacht hatten. Sehr flexibel, schneller Service und immer freundlich", sagt Peter. Er fügt hinzu, dass der Support-Bedarf auf der Plattform sehr gering sei – was er positiv bewertet.

Klare Empfehlung für Tendium – aber nicht für die Konkurrenz

Peter sagt, Tendium habe eine unglaublich smarte, moderne Ausschreibungsverfolgung geschaffen, die enorm bei der Qualifizierung von Informationen hilft und zeitaufwendige Aufgaben minimiert.

„Ich würde die Plattform definitiv weiterempfehlen – nur nicht meiner Konkurrenz", sagt Peter mit einem Augenzwinkern.