Ocab strukturierte den Angebotsprozess und steigerte die Effizienz mit Tendium

„Mit Tendium haben wir völlig neue Vorteile und Möglichkeiten entdeckt."

Hintergrund

Ocab ist ein marktführender Anbieter von Sanierungsdienstleistungen in Schweden. Der öffentliche Sektor ist für das Unternehmen ein bedeutender Markt, entsprechend groß ist das Bid-Team: rund 30 lokale Vertriebsmitarbeitende, Bauleiter und Bid Manager, verteilt auf 17 Regionen.

Als der Vertrag mit ihrem bisherigen Anbieter für Ausschreibungsverfolgung auslief, nutzte Ocab die Gelegenheit, sich den Wettbewerb anzusehen. Ziel war es, herauszufinden, welche Alternativen den Angebotsprozess effizienter gestalten könnten.

• Großes Team, aufgeteilt auf 17 Regionen

• Öffentlicher Sektor als bedeutender Markt

Herausforderungen

Ein großes, über 17 geografische Regionen verteiltes Team zu koordinieren und im Blick zu behalten, ist keine einfache Aufgabe. Ocab erkannte Potenzial zur Effizienzsteigerung im Angebotsprozess – und dass ein modernes Projektmanagement-Tool für besseren Überblick und bessere Koordination im Team sorgen könnte.

Der bisherige Anbieter für Ausschreibungsverfolgung ließ sich nicht an Ocabs Anforderungen anpassen, und eine Weiterentwicklung des Service war nicht in Sicht. Mit dem Wechsel zu Tendium machte Ocab eine andere Erfahrung.

• Schwer, die Arbeit des gesamten Teams im Überblick zu behalten

• Effizienzpotenzial ungenutzt

• Fehlende maßgeschneiderte Lösungen

„Wir sparen intern Zeit, denn mit den automatischen Zusammenfassungen der Vergabeunterlagen können wir sofort entscheiden – ist das eine relevante Chance oder nicht."

Die Lösung

Die KI-Zusammenfassungen der Vergabeunterlagen von Tendium helfen Ocab, Zeit zu sparen – sowohl bei der Ausschreibungsverfolgung des Teams als auch, wenn andere Teammitglieder eine Ausschreibung prüfen müssen. Mit den Zusammenfassungen verschaffen sich Kolleg:innen in wenigen Minuten einen Überblick über eine Ausschreibung, statt sich durch 47 Seiten Vergabeunterlagen zu lesen – oder es eben nicht zu tun.

Auch gemeinsame Kanban-Boards helfen dem Team, jederzeit den Überblick zu behalten, an wie vielen Angeboten gerade gearbeitet wird. So haben sie einen guten Überblick und koordinieren sich als Team leichter.

Mit Tendium fand Ocab die Flexibilität und die maßgeschneiderte Lösung, die sie gesucht hatten.

• Automatische KI-Zusammenfassungen der Vergabeunterlagen ermöglichen schnellere und präzisere Go/No-Go-Entscheidungen

• Gemeinsame Kanban-Boards sorgen für Überblick und Koordination im Team

• Eine Lösung, die auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist

„Einer der größten Vorteile ist, dass wir jetzt strukturiert arbeiten und die Ausschreibungen über den gesamten Prozess hinweg verfolgen können."

Ergebnisse

Tendium hat Ocab geholfen, den Angebotsprozess zu straffen, und dem gesamten Team einen gemeinsamen Überblick und Prozess verschafft. Heute ist das Unternehmen deutlich besser organisiert als zuvor.

Ocab hat jetzt einen klareren Überblick – über die Aufträge und Volumina, an denen gearbeitet wird, genauso wie über die gewonnenen Angebote. Alle Regionen und ihre gewonnenen Ausschreibungen lassen sich einfach einsehen, ebenso das daraus resultierende Umsatzpotenzial.

Automatische Zusammenfassungen der Vergabeunterlagen haben außerdem den unnötigen Zeitaufwand für irrelevante Ausschreibungen reduziert – die Ressourcen fließen jetzt in die besseren Chancen.

• Weniger Zeitverschwendung durch irrelevante Ausschreibungen

• Ein gemeinsamer Prozess für das gesamte Team

• Eine strukturierte Arbeitsweise

• Besserer Überblick über alle Angebote und Chancen