Stadion Architects gewinnt mehr Ausschreibungen — mit denselben Ressourcen

Hintergrund: Ein kleines Team mit begrenzten Bid-Ressourcen

Stadion Architects hat nicht die Ressourcen eines großen Unternehmens mit eigenem Bid-Team. Trotzdem sind öffentliche Projekte für das Büro wichtig – Stadion Architects plant öffentliche Gebäude wie Gemeinschaftseinrichtungen und Kultureinrichtungen.

Wir haben mit Architektin Tania R. Haitto gesprochen, die ihren Arbeitsalltag zwischen Planung, Ausschreibungsverfolgung und dem Schreiben von Angeboten aufteilt. Bevor Stadion Architects Tendium einsetzte, musste sie viel Zeit damit verbringen, Vergabeunterlagen akribisch durchzulesen, um alle wichtigen Punkte zu finden.

Herausforderungen

• Kleines Team, das seine Ressourcen optimal nutzen muss

• Verbesserungspotenzial bei Ausschreibungsverfolgung und Angebotsprozess

„Wir sparen enorm viel Zeit. Wir haben alles Wichtige an einem Ort und sehen schnell, ob wir die Anforderungen erfüllen und was unser nächster Schritt sein sollte." – Tania R. Haitto

Die Lösung: Effizientere Ausschreibungsverfolgung und Qualifizierung durch KI

Stadion Architects profitiert stark von KI-Zusammenfassungen der Vergabeunterlagen. Statt alle Unterlagen zu lesen, verschafft sich das Team jetzt schnell einen Überblick über die Ausschreibung und kann entscheiden, ob sie relevant ist.

Neben den Standardabschnitten der Ausschreibungs-Zusammenfassungen – etwa Vertragsbedingungen und Referenzanforderungen – hat das Team seine Zusammenfassungen um Abschnitte erweitert, die in Architekturausschreibungen häufig vorkommen. So finden und lesen sie diese Abschnitte besonders schnell.

Früher ging in internen Bid-Meetings viel Zeit für das Durchgehen administrativer Regelungen in den Vergabeunterlagen verloren. Heute ist das nicht mehr nötig – ein Blick in die KI-Zusammenfassung reicht. Zudem fällt es Kolleg:innen, die selten mit Vergabeunterlagen arbeiten, jetzt leichter, die Projekte zu verstehen.

Lösung

• KI-Zusammenfassungen verkürzen die Zeit für Ausschreibungsverfolgung und Qualifizierung neuer Chancen und helfen, gute Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen

• Die Zusammenfassungen erleichtern auch Entscheidungsmeetings – Kolleg:innen ohne Ausschreibungserfahrung können sich leichter einbringen

„Wir sparen mindestens eine Stunde pro Ausschreibung, meist aber 1–2 Arbeitstage." – Tania R. Haitto

Ergebnis: Mehr Ausschreibungen bei gleichem Zeitaufwand

Durch smartere Ausschreibungsverfolgung und Qualifizierung hat Stadion Architects den Angebotsprozess effizienter gestaltet – und spart dadurch mindestens eine Stunde, meist 1–2 Arbeitstage, pro geprüfter Ausschreibung.

Das schafft die Möglichkeit, sich an mehr Ausschreibungen zu beteiligen – bei gleichem Zeitaufwand, erklärt Tania R. Haitto. Da das Erstellen von Angeboten zeitaufwendig ist, muss das Team die Zahl der Projekte, an denen es sich beteiligt, begrenzen.

Ergebnisse

• Effiziente Ausschreibungsverfolgung spart 1–2 Arbeitstage pro Ausschreibung

• Mehr Ausschreibungen bei gleichem Zeitaufwand

Architekturbüros und anderen Anbietern im öffentlichen Sektor rät Tania:

„Mit Tendium wird die Ausschreibungsverfolgung deutlich effizienter. Außerdem behält man durch gemeinsame Kanbans und weitere Collaboration-Funktionen viel besser den Überblick."