![](data:image/svg+xml,<svg display="block" id="2531834213" role="presentation" viewBox="0 0 36 36" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M 8.667 0 L 8.667 26 M 17.333 0 L 17.333 26 M 2.889 0 L 23.111 0 C 24.707 0 26 1.293 26 2.889 L 26 23.111 C 26 24.707 24.707 26 23.111 26 L 2.889 26 C 1.293 26 0 24.707 0 23.111 L 0 2.889 C 0 1.293 1.293 0 2.889 0 Z" fill="transparent" height="26px" id="lW5iyUDYU" stroke-dasharray="" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round" stroke-width="1.5" stroke="rgb(0, 0, 0)" transform="translate(5 5)" width="26px"/></svg>)
Mikä on tarjouspalvelu?
Tarjouspalvelu on sähköinen kilpailutusjärjestelmä, jonka kautta hankintayksikkö jakaa hankinta-asiakirjat ja tarjoajat jättävät tarjouksensa. Suomessa laajasti käytetty palvelu on Cloudia Oy:n Tarjouspalvelu.fi.
EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tarjoukset jätetään sähköisesti, joten tarjoajan on rekisteröidyttävä hankintayksikön käyttämään järjestelmään ennen määräaikaa. Tarjouspalvelussa esitetään myös kysymykset ja julkaistaan vastaukset ja lisätiedot, joten niiden seuraaminen on osa tarjousprosessia. Järjestelmään kannattaa kirjautua hyvissä ajoin, koska myöhästynyttä tarjousta ei oteta käsittelyyn.
Mitä eroa on tarjouspalvelulla ja HILMAlla?
HILMA (hankintailmoitukset.fi) on ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt julkaisevat hankintailmoitukset. Tarjouspalvelu on kilpailutusjärjestelmä, jossa varsinainen menettely hoidetaan: hankinta-asiakirjat jaetaan, kysymykset esitetään ja tarjoukset jätetään. Hankintailmoituksessa on yleensä linkki järjestelmään, jonka kautta tarjous jätetään.
Miten tarjous jätetään tarjouspalvelussa?
Tarjoaja rekisteröityy järjestelmään, avaa kilpailutuksen ja täyttää tarjouslomakkeen, johon liitetään vaaditut liitteet ja hinnat. Lomakkeeseen voi sisältyä myös ESPD tai vastaavat soveltuvuuskysymykset. Tarjous on lähetettävä ennen tarjousajan päättymistä, ja lähetyksen onnistuminen kannattaa varmistaa järjestelmän antamasta vahvistuksesta.
Mitä tehdä, jos tarjouspalvelu ei toimi määräajan lähestyessä?
Tekninen ongelma on syytä ilmoittaa heti järjestelmän tuelle ja hankintayksikölle ja dokumentoida esimerkiksi kuvakaappauksin. Myöhästynyttä tarjousta ei lähtökohtaisesti voida ottaa vastaan, joten riski pienenee, kun tarjous lähetetään hyvissä ajoin. Jos vika on järjestelmässä, hankintayksikkö voi harkita tarjousajan pidentämistä kaikille tarjoajille.
