4 fordeler med datadrevet anbudsarbeid i Go/No Go-fasen av anbudsprosessen

Mange anbudsteam har velsmurte anbudsprosesser. Likevel ser vi i Tendium at det er mye tid å spare ved å jobbe datadrevet. En del av prosessen hvor mye unødvendig arbeid kan kuttes, er i Go/No Go-fasen, når teamet beslutter om de skal gå videre og skrive et tilbud eller ikke. I denne artikkelen dykker vi ned i hvordan datadrevet anbudsarbeid skaper effektive beslutningsprosesser.

Hva er datadrevet anbudsarbeid?

La oss ta det fra begynnelsen. Hva mener vi egentlig med datadrevet anbudsarbeid? Jo, det handler om å bruke data for å fatte faktabaserte og proaktive beslutninger.

Men gjør man ikke alltid det? En beslutning om å levere tilbud er jo ikke noe man konsulterer horoskopet sitt om. Det baserer seg på at noen har sett på anskaffelsesdokumentene og kravene, og gjort en mer eller mindre grundig vurdering. Det er vel faktabasert?

Selvfølgelig. Men spørsmålet er hvilke data man har tilgang til og hvor lett tilgjengelige de er.

Det smarte med Tendiums tjenester er at de bygger på anskaffelsesdata av høy kvalitet. Gjennom Al-analyse hentes kvalifiseringskrav og annen relevant informasjon ut av anskaffelsesdokumentene og presenteres på en pedagogisk og søkbar måte. Dette muliggjør, ja, du gjettet riktig, et datadrevet anbudsarbeid. Så, hva er fordelene med det? 

1. Raskere identifisering av relevante anskaffelser

En viktig del av anbudsprosessen er selvsagt å finne relevante anskaffelser. Hos de fleste leverandører til offentlig sektor finnes det en overvåkningsprofil som én eller flere kolleger følger med på, og som varsler om det dukker opp noe interessant. Vel og bra. Men hvor mye arbeid kreves for å avgjøre hvilke anskaffelser som er relevante?

I tradisjonelle overvåkningstjenester er overvåkningsprofilen satt opp med ganske brede søk. Noen anskaffelser er kanskje raske å sortere bort, mens andre krever at du laster ned dokumentene og begynner å lese og liste opp krav. Hvis dere i tillegg leverer i en bransje hvor det publiseres mange anskaffelser, kan denne prosessen raskt bli veldig tidkrevende.

Med et datadrevet anbudsarbeid får dere mer treffsikre overvåkningsprofiler og mer informasjon å raskt gjøre en vurdering ut fra. I Tendiums plattform kan du selv sette opp overvåkning basert på flere parametere enn i vanlige overvåkningstjenester, for eksempel basert på søkeord som nevnes i anskaffelsesdokumentene.

Når dere deretter vurderer om en anskaffelse er relevant eller ikke, har dere informasjon fra anskaffelsesdokumentene presentert direkte i plattformen – vi kaller dette automatiske sammendrag. Hvis det er spesielle kvalifikasjonskrav dere alltid sjekker, kan dere legge inn nøkkelordssøk, slik at eventuelle tekststykker der ordet nevnes, utheves og presenteres i plattformen. Dette gjør at dere raskt kan ta en første beslutning, basert på lett tilgjengelig og relevant data.

2. Bedre grunnlag – bedre beslutninger

Etter en første vurdering av anskaffelsene har mange anbudsteam et internt møte hvor en mer endelig Go/No Go-beslutning tas. På dette møtet gjennomgås kanskje den siste ukens interessante forretningsmuligheter, og omfang, verdi, krav og lignende blir presentert. Enten har noen brukt tid på å sammenstille og presentere all relevant informasjon, eller så henvises møtedeltakerne til å selv se i anskaffelsesdokumentene.

Med et datadrevet anbudsarbeid får beslutningstakere på slike interne møter et enklere og bedre grunnlag å fatte beslutninger på. De automatiske sammendragene gir et godt oversiktsbilde av de potensielle forretningsmulighetene, noe som betyr at mindre tid må brukes på å manuelt sammenstille informasjon. I tillegg er det lettere for kolleger å ta over dersom en ansvarlig for eksempel blir syk eller har for mye å gjøre.

Vi hører fra våre kunder at det datadrevne anbudsarbeidet gjør at deltakerne på beslutningsmøtene er bedre innsatte og derfor kan fatte mer velgrunnede beslutninger. Og det sparer viktig tid.

3. Mindre bortkastet tid på irrelevante forretningsmuligheter

En skikkelig tidstyv i anbudsorganisasjoner er å jobbe med en anskaffelse som sent i prosessen viser seg å være en dårlig forretningsmulighet. Da kan ofte flere personer ha brukt betydelig med tid på å granske og sammenstille informasjon, og på å begynne å skrive et tilbud. Derfor ønsker anbudsteamet å så raskt som mulig sortere bort de anskaffelsene som ikke er relevante.

Med et datadrevet anbudsarbeid er riktig informasjon lett tilgjengelig tidlig i prosessen. Det går raskt å finne viktige blokkers og få oversikt over anskaffelsen. Når bedre og mer velgrunnede beslutninger tas i Go/No Go-fasen, slipper færre irrelevante anskaffelser gjennom. Dermed kastes mindre unødvendig tid bort på å skrive tilbud som enten aldri leveres inn, eller som ikke vil føre til en avtale.

4. Læring og åpenhet i organisasjonen

Som vi har sett, er det mange effektivitetsgevinster å hente i anbudsprosessen ved å jobbe datadrevet. Men det finnes også andre fordeler. Ved å jobbe med anskaffelser i Tendium-plattformen, skapes det også viktige data. Når dere finner en interessant anskaffelse, lagres den på det vi kaller et anbudsområde – en slags felles oppslagstavle der dere ser alle anbud som er på gang. Deretter flyttes anbudet i en arbeidsflyt til den enten avvises eller et anbud leveres inn.

Gjennom denne arbeidsflyten kan dere se i hvilken del av prosessen dere oftest beslutter å ikke gå videre med å levere anbud. Jobber dere lenge med anskaffelser som senere viser seg å være dårlige matcher? Hvorfor slipper de i så fall gjennom tidligere vurderinger? På den måten kan dere lære og ytterligere effektivisere Go/No Go-prosessen.

Med en felles oversikt over alle anskaffelser som teamet jobber med, er det også lettere å ta over dersom en kollega for eksempel drar på ferie, og for en teamleder å ha kontroll på flere parallelle prosesser.

For å oppsummere? Med et datadrevet anbudsarbeid bruker dere data til å ta faktabaserte og proaktive beslutninger i anbudsprosessen. Dere får tilgang til relevant informasjon tidligere og sparer tid i alle ledd av Go/No Go-fasen. Det gjør at dere kan legge mer kraft på det som virkelig betyr noe – å vinne anbud.