Slik skriver du tilbud med AI

Å skrive et tilbud er, som du sikkert er klar over, ingen liten oppgave.

Mange spørsmål skal avklares. Svar skal formuleres. Setninger skal finpusses. Alt mens fristen nærmer seg raskt i horisonten.

Det er derfor ikke overraskende at AI er en verdifull ressurs i tilbudsskrivingen. Men hvordan gjør man det? Hvordan skriver du tilbud med støtte fra AI på en effektiv måte? I denne artikkelen gir vi deg en liten smakebit på hvordan det kan se ut.

Hvorfor skrive tilbud med AI?

Før vi dykker ned i metodene, la oss stoppe opp et øyeblikk.

Hvorfor bør man skrive tilbud med støtte fra AI?

Kommer AI til å ta jobben til bid manageren nå?

Absolutt ikke. Slik henger det sammen:

1. Det tar tid å skrive tilbud.

2. Tilbudsprosessen er tidspresset.

3. AI kan hjelpe. 

4. Du får mer tid.

5. Mer tid gir bedre tilbud. 

6. Bedre tilbud = mer penger. 

Tid er penger i offentlige anskaffelser.

Så enkelt er det.

Alternativ 1: Å skrive med generell generativ AI

Det finnes selvsagt mange ulike AI-tjenester. Men det viktigste valget er dette: 

1. Å bruke en generell generativ AI, for eksempel ChatGPT eller Gemini. 

2. Å bruke generativ AI som er tilpasset tilbudsarbeid – Tendiums AI er et slikt eksempel.

La oss først se på hvordan du kan skrive tilbud med generell generativ AI. 

Prompt for best mulig resultat

AI liker tydelige instrukser. Fortell gjerne AI-en at du skriver tekst til et tilbud, hvilken bransje det gjelder, hvilken tone du ønsker, og så videre. 

Få hjelp med formuleringer når du står fast

AI får aldri skrivesperre. Tenk litt over det – ganske praktisk.

Hvis du sliter med å svare på et spørsmål, kan du la AI-en gjøre et forsøk. Kopier inn spørsmålet og be om et forslag til svar. Liker du ikke svaret? Gi tilbakemelding eller be om ti alternativer.

Høres det ikke helt riktig ut? Be AI skrive om!

Ikke helt fornøyd med en formulering? AI er god til å omskrive tekst. Kopier inn spørsmålet og svaret, og be om en ny formulering. Selv om du ikke skulle like forslaget, gir det ofte nye ideer.

La AI oppsummere tekniske beskrivelser

Trenger du å oppsummere en veeeeldig lang teknisk beskrivelse eller et styringsdokument i noen få, presise setninger? Be AI-en om hjelp. Akkurat oppsummeringer er generativ AI spesielt god på. Husk selvfølgelig å kontrollere at det viktigste er med.

Så langt, så bra. Men AI kan selvsagt gjøre mer.

Alternativ 2: Å skrive med generativ AI i et anbudsverktøy

For å få fullt utbytte av AI må den tilpasses både hva den skal skrive (tilbud) og hvem den skriver for (din virksomhet).

Dette gjøres best i et tilbudsverktøy med AI. Da kan prosessen se slik ut:

1. Gi AI tilgang til tidligere tilbud og relevant informasjon

Du ønsker å lære AI-en alt. Jo mer den vet om virksomheten din og hvordan dere skriver tilbud, desto mer effektiv blir den.

Derfor trenger du et grensesnitt der du trygt kan gi AI-en tilgang til all denne informasjonen – og oppdatere eller endre den ved behov. Dette kan du gjøre i et anbudsverktøy.

2. Identifiser alle spørsmål som skal besvares

I stedet for å klippe og lime frem og tilbake, er styrken i et anbudsverktøy at alt skjer på ett sted. Du identifiserer spørsmålene i anskaffelsesdokumentene direkte i verktøyet og gjør dem om til oppgaver.

Og nå er du klar for magien.

3. Generer et første utkast til tilbudet

Nå kan du jobbe deg gjennom spørsmål for spørsmål og generere AI-svar direkte i tilbudsverktøyet. Svarene baseres på all informasjonen du har gitt AI-en. I tillegg får du flere alternative svar å velge mellom. Selvsagt redigerer du svarene slik du ønsker.

Poenget er at du skal frigjøre mest mulig tid i tilbudsprosessen – slik at du faktisk får tid til å maksimere vinnersjansene og ta salget til offentlig sektor til det nivået dere fortjener.

Vil du prøve å skrive tilbud med AI?

Dette var bare en smakebit på hvordan tilbudsskriving kan effektiviseres med AI.

Vil du vite mer? Book en demo, så ser vi på tilbudsverktøyet sammen.

Velkommen til fremtiden!