Adeccos erfarne anbudsteam effektiviserte anbudsprosessen sin og sparte 50 % av tiden som ble brukt

En effektiv arbeidsflyt med en samlet kvalifiseringsprosess

Adecco er et stort rekrutterings- og bemanningsselskap. Offentlige anskaffelser er ikke ukjent for dem – Adecco har et velsmurt anbudsteam med mye erfaring. Å bytte verktøy i en allerede effektiv prosess var ikke akkurat en selvfølge. Men i dag er Adecco ekstremt fornøyd med beslutningen om å flytte prosessen til Tendium.

Frida Eriksson, Head of Bid Sales i Adecco, forklarer.

«Vi så raskt fordelene med å ha alt samlet på ett sted i Tendium. Tidligere har vi jobbet i flere ulike verktøy under kvalifiseringsfasen – ett sted for overvåking, et annet for nedlasting av dokumenter, og et tredje for å jobbe med kvalifiseringen. Etter det flyttet vi all informasjon over i vårt interne CRM-system.»

Som Frida forklarer, var deres tidligere prosess delt opp i flere ulike faser, noe som gjorde prosessen tregere, mer kompleks og vanskelig å administrere. Ting går mye smidigere i dag, ettersom Adeccos kvalifiseringsprosess har blitt raskere, enklere og tydeligere med Tendium.

Frida beskriver hvordan Adeccos arbeidsflyt etter overgangen til Tendium nå er helt integrert gjennom kvalifiseringsprosessen – fra innledende overvåking til lesing av anbudsdokumenter, fordeling av arbeid i teamet, vurdering, og til slutt beslutning om hvilke anskaffelser Adecco ønsker å levere tilbud på. 

«Det er tydelig hvem som er ansvarlig for hva. Vi kan legge inn kommentarer direkte på plattformen og få en mye bedre oversikt» sier Frida. «Det sparer utrolig mye tid.»

50 % tidsbesparelse i kvalifiseringsfasen

Den største seieren for Adecco er mengden tid de har spart ved å flytte prosessen sin til Tendium – tid de nå kan bruke på å skape enda bedre tilbud. Frida anslår at Adecco har minst halvert tiden de bruker på å finne relevante anbud.

I tillegg til den rene effektivitetsgevinsten ved en sammenhengende kvalifiseringsflyt, beskriver Frida hvordan tilsynelatende små funksjoner i Tendium har stor effekt på tidsbesparelse og smidige arbeidsflyter. Hun nevner blant annet:

• Oversikten de får ved å sortere nye anbud som relevante og ikke-relevante, slik at de vet hvilke nye anbud som har blitt gjennomgått. 

• Tidsbesparelsen ved å slippe å gå inn i selve anskaffelsesdokumentene, ettersom det som regel er nok å lese de automatisk genererte sammendragene for å gjøre en første vurdering. 

• Effektiviteten ved at konkurransegrunnlaget er direkte tilgjengelige i plattformen, noe som eliminerer behovet for å laste ned dokumentene andre steder.

• Tydeligheten ved å tildele en ansvarlig person for hvert anbud i plattformen, i stedet for parallelle kommunikasjonstråder, der oppgaver lett faller mellom to stoler eller blir glemt.

• Enkelheten ved å automatisk få oppsummert informasjon om den innkjøpende virksomheten, i stedet for det detektivarbeidet de tidligere måtte gjøre ved overføring til det interne CRM-systemet.

«Det kan virke som ganske enkle ting egentlig. Men det sparer mange, mange minutter, bare det å ha alt samlet på ett sted. Arbeidsflyten i Tendium har gjort prosessene våre mer effektive og mer transparente.»

For et team som håndterer mange anbud i året, blir det en stor effektivitetsgevinst. En halvert tidsbruk på å finne relevante anbud frigjør mer tid til det anbudsteamet egentlig vil fokusere på – å skrive gode tilbud.

Adecco anbefaler Tendium til alle som jobber med salg til offentlig sektor

Adecco er utrolig fornøyd med overgangen til Tendium, og Frida har allerede anbefalt plattformen til flere personer.

«Jeg vil anbefale Tendium til alle som selger til offentlig sektor. Spesielt alle som har en større andel interessante anskaffelser i offentlig sektor, nettopp fordi det sparer så mye tid.»

Frida har forståelse for at det kan føles skummelt for erfarne anbudsteam å bytte fra en plattform de kanskje har jobbet med i mange år, og der etablerte prosesser er satt.

«Det er en trygghet i at det er slik det alltid har vært. Men for mitt team overgikk overgangen til Tendium virkelig alle forventninger, både når det gjelder hvor raskt vi kom inn i det og hvor enkelt det er å jobbe med. Vi har også fått fantastisk service fra Tendium, noe som gjorde det utrolig enkelt å komme i gang. Vi følte umiddelbart at det fungerte veldig bra.»

Adeccos anbudsteam vet hva de snakker om. I 2021 ble de kåret til årets innovatører i eget selskap, og sammen med Tendium fortsetter de reisen mot å bli morgendagens beste anbudsteam.