Dedicare utformer vinnende tilbud raskere – oppnår toppoeng på kvalitetsevaluerte anbud

Bakgrunn: En manuell og tidkrevende prosess

Tidligere var det å identifisere relevante anbud og skrive tilbud en manuell, arbeidskrevende prosess. Bid Manager Emma Stålkrona måtte bruke utallige timer på å sortere gjennom irrelevante anbud, laste ned dokumenter, gjennomgå krav, huke av på sjekklister og skrive om tilbudsinnhold fra lange maler. Når tiden var knapp, måtte Dedicare gå glipp av enkelte muligheter.

Utfordringer

• Å vasse gjennom store mengder irrelevante anskaffelser

• Verdifulle muligheter ble nedprioritert på grunn av tidsmangel

«Vi leverte nylig et tilbud i en anskaffelse som ble evaluert utelukkende på kvalitet. Jeg opprettet tekstene i Tendium, og vi fikk full pott. Vi var den eneste leverandøren som klarte det.»

Løsning: En arbeidsflyt som øker vinnerraten

Med Tendium håndterer Emma nå hele prosessen – fra anskaffelsesovervåking til å opprette tilbud – i en sammenhengende og effektiv arbeidsflyt. Umiddelbare oppsummeringer av hovedpunkter i konkurransegrunnlaget fremskynder vurderingene. Når den rette muligheten er identifisert, kan Emma raskt komme i gang med et utkast til tilbud ved å automatisk opprette oppgaver basert på anskaffelsesdokumentene.

Emma beskriver hvordan hun nå oppretter tilbudstekster med et tastetrykk. Tidligere måtte hun klippe og lime inn fra lange dokumenter med standardtekst og skrive dem om manuelt. I dag genererer hun et utkast skreddersydd til Dedicares egne data, klart for finpuss.

Forbedringer

• Autogenererte tilbudstekster basert på Dedicares egne informasjon

• Smart overvåkningsprofil som fanger opp de rette mulighetene

• AI-drevne sammendrag av relevante krav og vilkår

  
  

  «Nå kan jeg få en tilbudstekst ferdig på en time, noe som pleide å ta meg en hel dag.»
  
  

Resultat: Toppoeng i kvalitetsevalueringer

Siden de begynte å bruke Tendium, har Dedicare økt kapasiteten sin betydelig. Den nye arbeidsflyten gjør at de kan levere flere – og bedre – tilbud. Emma kan håndtere ti tilbud samtidig, og har mer tid til å finpusse kvaliteten på hver innlevering. I fjor leverte de i underkant av 80 tilbud, og i midten av året nærmer de seg allerede det tallet igjen.

I et nylig kvalitetsevaluert anbud var Dedicare den eneste leverandøren som fikk toppoeng – med et tilbud skrevet utelukkende i Tendium.

Resultater

• Tilbudstekster kan nå skrives på én time i stedet for en hel dag

• Eneste tilbyder som fikk toppoeng i et anbud evaluert kun på kvalitet

• Flere muligheter forfølges – uten å gå på kompromiss med kvaliteten

• Mer tid til å finjustere hvert tilbud før innlevering

«Bransjen vår er tøff akkurat nå. Det å ha et pålitelig system, og muligheten til å sikre kontrakter med store innkjøpere, utgjør en enorm forskjell. Det er utrolig viktig for oss.»