Ocab strukturerte sin anbudsprosess og forbedret effektiviteten med Tendium

«Vi så helt nye fordeler og muligheter med Tendium.»

Bakgrunn

Ocab er en markedsledende leverandør av skadesaneringstjenester i Sverige. Det offentlige markedet er betydelig, og de har et stort anbudsteam med rundt 30 lokale salgsrepresentanter, avdelingsledere og tilbudsansvarlige spredt over 17 regioner.

Da kontrakten for anskaffelsesovervåkingstjenesten deres var i ferd med å løpe ut, bestemte Ocab seg for å ta en titt på konkurrentene. De ønsket å se hvilke alternativer som var tilgjengelige på markedet for å effektivisere anbudsprosessen sin.

• Stort team fordelt på 17 regioner

• Offentlig sektor er et betydelig marked

Utfordringer

Å koordinere og følge opp et stort team spredt over 17 ulike geografiske områder er ikke helt ukomplisert. Ocab så at effektiviteten i anbudsprosessen kunne forbedres, og at et moderne prosjektstyringsverktøy kunne gi dem bedre oversikt og koordinering innad i teamet.

Overvåkingstjenesten de brukte manglet evnen til å tilpasse seg Ocabs behov, og de var ikke villige til å utvikle tjenesten sin. Ved å bytte til Tendium fikk Ocab en helt annen opplevelse.

• Vanskelig å overvåke hele teamets arbeid

• Effektiviteten kunne forbedres

• Manglet skreddersydde løsninger

«Vi sparer tid internt, for med de automatiske sammendragene av anbudsdokumentene kan vi umiddelbart ta et valg – er det en relevant mulighet eller ikke.»

Løsning

Tendiums AI-sammendrag av anskaffelsesdokumenter hjelper Ocab med å spare tid. Det gjelder både for teamets anbudsovervåking og når andre teammedlemmer skal vurdere anbudet. Ved hjelp av sammendragene kan kolleger få oversikt over et anbud på få minutter, i stedet for å lese (eller ikke lese) 47 sider med dokumenter.

Felles kanban-tavler har også hjulpet teamet med å holde oversikt over hvor mange anbud de jobber med til enhver tid. De har nå en god oversikt og synes det er lettere å koordinere som et team.

I Tendium fant de fleksibiliteten med skreddersydde løsninger som de lette etter.

• Automatiske AI-sammendrag av anskaffelsesdokumenter har gitt raskere og mer nøyaktige Go/No Go-beslutninger

• Felles kanban-tavler har gitt oversikt og koordinering innad i teamet

• En løsning skreddersydd for teamets behov

«En av de største fordelene er at vi nå har en strukturert måte å jobbe på der vi kan følge anbudene gjennom hele prosessen.»

Resultater

Tendium har hjulpet Ocab med å effektivisere anbudsarbeidet og gitt hele teamet en felles oversikt og prosess. I dag er de mer organiserte enn de var før.

De har fått en tydeligere oversikt over både avtalene og volumene de jobber med, samt anbudene de har vunnet. De kan enkelt se alle regioners vunne anbud og hva det betyr i potensiell inntektsøkning.

Automatiske sammendrag av anskaffelsesdokumenter har også redusert tiden som brukes unødig på irrelevante anbud, og i stedet latt dem fokusere på bedre muligheter.

• Mindre bortkastet tid på irrelevante anskaffelser

• En felles prosess for hele teamet

• Arbeider på en mer strukturert måte

• Bedre oversikt over alle anbud og muligheter