Stadion Arkitekter kan nå levere tilbud på flere anbud med de samme ressursene

Bakgrunn: Et lite team med begrensede anbudsressurser

Stadion Arkitekter har ikke ressursene til et stort selskap med et eget anbudsteam. Likevel er offentlige prosjekter viktige – Stadion Arkitekter designer offentlige bygg som samfunnshus og kulturbygg.

Vi snakket med arkitekt Tania R. Haitto, som deler arbeidsdagene sine mellom design, overvåking av anskaffelser og skriving av anbud. Før Stadion Arkitekter begynte å bruke Tendium måtte hun bruke mye tid på å lese nøye gjennom anskaffelsesdokumenter for å finne alle de viktige delene.

Utfordringer

• Lite team som må få mest mulig ut av ressursene sine

• Forbedringspotensial i overvåkings- og anbudsprosessen

«Vi sparer enormt mye tid. Vi får alt vi trenger på ett sted, og ser raskt om vi oppfyller kravene og hva neste steg bør være.» – Tania R. Haitto

Løsningen: Effektivisering med smart anskaffelsesovervåking og kvalifisering

Stadion Arkitekter har hatt stor nytte av AI-sammendrag av anbudsdokumenter. I stedet for å lese gjennom alle anbudsdokumentene, kan de nå raskt få en forståelse av anbudet for å avgjøre om det er aktuelt å gå videre med eller ikke.

I tillegg til standarddelene i anbudssammendragene, som kontraktsvilkår og referansekrav, har teamet skreddersydd sammendragene sine ved å inkludere vanlige seksjoner i arkitektanbud. Dette gjør at de raskt kan finne og lese disse delene.

Tidligere ble mye av de interne anbudsmøtene brukt til å gå gjennom administrative bestemmelser i anbudsdokumentene. Nå slipper de å bruke tid på det – det holder å gå gjennom AI-sammendraget. Dessuten er det enklere for kolleger som ikke er vant til å lese anbudsdokumenter å forstå prosjektene.

Løsning

• AI-sammendrag har redusert tiden det tar å overvåke og kvalifisere nye anbudsmuligheter og identifisere gode forretningsmuligheter

• Sammendragene har også effektivisert beslutningsmøter, noe som gjør det enklere for kolleger som ikke er vant til anbud å bli involvert 

«Vi sparer i det minste en time per anbud, men vanligvis 1-2 arbeidsdager.» – Tania R. Haitto

Resultat: Kan nå levere tilbud på flere anbud med samme tidsbruk

Gjennom smartere overvåking og kvalifisering har Stadion Arkitekter klart å effektivisere anbudsprosessen sin – og sparer minst én time, vanligvis 1-2 arbeidsdager, per anbud de vurderer.

Dette gir mulighet til å delta i flere anbud med samme tidsbruk, forklarer Tania R. Haitto. Siden det å levere tilbud på anskaffelser er tidkrevende, må de begrense hvor mange prosjekter de går etter. 

Resultater

• Effektiv overvåking som sparer 1-2 arbeidsdager per anbud

• Er i stand til å gi tilbud på flere anbud med samme tidsbruk

Til arkitekter og andre leverandører til offentlig sektor råder Tania:

«Bruk av Tendium effektiviserer anskaffelsesovervåkingen i stor grad. I tillegg får du en mye bedre oversikt over helheten gjennom delte kanban-tavler og andre samarbeidsfunksjoner.»