Sikri ger hela säljteamet gemensam kontroll - med Tendium integrerat i deras egna anbudsprocesser

Bakgrund: En upphandlingsprocess som påverkar många, men som få hade insyn i

Sikri levererar kvalitetshantering, arkiv, ärendehantering och bygglovssystem till offentliga verksamheter, och arbetar med offentliga upphandlingar som en del av sin egen säljverksamhet. Med upp till 12 personer involverade i en enskild upphandling var det tidigare en utmaning att ge hela säljteamet löpande insyn i status, samtidigt som själva sökandet efter nya möjligheter tog mycket tid att sortera igenom.

Anställda på Sikri får nu snabb hjälp att lösa frågor och har gått från ett komplicerat användargränssnitt till ett framåtblickande och intuitivt gränssnitt som underlättar vardagen för alla användare.

Utmaningar:

• Tidskrävande att sortera igenom sökresultat för att hitta de upphandlingar som faktiskt var relevanta

• Endast de som arbetade nära en specifik upphandling hade löpande insyn i status och deadlines

• Behov av att få snabb hjälp och support när frågor dök upp

"Dagliga sökrapporter för relevanta upphandlingar kunde tidigare innehålla 20–30 upphandlingar. Efter att ha granskat alla upphandlingar kunde resultatet bli att ingen av dem var relevant för oss. Med Tendium presenteras vi med mer relevanta upphandlingar i våra sökresultat. Detta sparar tid för oss på säljavdelningen," säger Odd Henrik Hansen, försäljningsdirektör på Sikri AS.

Lösningen: Interna processer möter Tendium

Sikri har länge haft egna, etablerade rutiner för hur en upphandling rör sig från en publicerad möjlighet till att kontraktet tilldelas vinnaren. Det viktigaste för Sikri har varit att hitta en lösning som enkelt anpassar sig till interna rutiner, snarare än att kräva att organisationen ändrar sina egna rutiner.

Tendium erbjuder exakt sökning som fångar rätt möjligheter, sammanfattningar som snabbt visar vad upphandlingsdokument faktiskt handlar om, samt en visualisering av var varje enskild upphandling befinner sig i säljpipelinen vid varje given tidpunkt. Eftersom denna översikt är visuell och delad kan alla på säljavdelningen, även de som bara hanterar en enskild uppgift längs vägen, snabbt orientera sig om status och deadlines, oavsett hur nära de arbetar med en specifik upphandling.

Förbättringar:

• Exakt sökning innebär att teamet lägger betydligt mindre tid på irrelevanta resultat

• Visualisering av var varje upphandling befinner sig i säljpipelinen, tillgänglig för hela avdelningen

• Sammanfattnings- och vinnarstrategifunktioner effektiviserar och förbättrar kritiska delar av upphandlingsprocessen

• Ett användargränssnitt som är så enkelt att även sällananvändare hittar rätt direkt

Resultatet: Hela säljteamet är med, oavsett roll

För Sikri handlar fördelen om mer än bara en bättre sökning. Tiden som frigörs när teamet inte längre behöver sortera bort irrelevanta resultat går direkt tillbaka till det faktiska anbudsarbetet. Samtidigt har hela säljavdelningen, inte bara de som arbetar med upphandlingar dagligen, fått gemensam kontroll över var saker och ting står i processen, vilket gör det enklare att organisera runt deadlines oavsett roll.

Hos Tendium fick Sikris säljledning en stark produktpresentation, nära uppföljning och snabba svar på frågor längs vägen. Sikri ser Tendium som framåtblickande, med inbyggt AI-stöd och ett modernt, intuitivt gränssnitt.

Resultat:

• Mer tid för det faktiska anbudsarbetet, mindre tid lagd på sortering

• Gemensam kontroll och insyn över hela säljavdelningen

• Snabb onboarding för kollegor som använder Tendium

• En framåtblickande produkt med inbyggt AI-stöd och stark support under övergången

När Odd Henrik Hansen bads beskriva värdet av Tendium för en branschkollega lyfte han fram följande:

"Chefer, säljare och anbudsansvariga får strukturerade och korrekta sökresultat. Det är ett bra användargränssnitt som sparar mycket tid när man vill få insikt i vad en upphandling handlar om. Tendiums funktionalitet är lätt att lära sig och effektiv att använda tack vare ett bra användargränssnitt. Man får en visualisering av var en upphandling befinner sig i säljpipelinen, så att hela organisationen har insyn. Och så är det användningen av det AI-stöd som är inbyggt i produkten."