Mätbarhet är första steget mot en modern anbudsorganisation

Att modernisera en organisation är en spännande tid. Den kommer med sina egna utmaningar, men det är ofta en period då teamet gemensamt reflekterar över arbetssätt, ifrågasätter invanda rutiner och testar nya metoder.

I den här artikeln går vi igenom ett viktigt första steg för anbudsorganisationer som vill arbeta smartare. Det är dags att skapa en modern anbudsorganisation, och den resan startar med mätbarhet.

Att mäta är att förstå

Mycket har sagts om att mäta. "Det som inte mäts finns inte", sägs det. Men en sak kvarstår tydligt: att mäta synliggör sådant som annars kan vara svårt att se.

När en anbudsorganisation börjar inkorporera mätbarhet i processerna kommer det ofrånkomligen att generera nya insikter. En del kommer kanske att kännas som självklarheter, andra identifierar problem man haft på känn men inte kunnat formulera. En bra organisationsutveckling börjar med en förståelse för hur organisationen fungerar idag.

Anbudsorganisationer saknar ofta mätbarhet

Många anbudsorganisationer är duktiga på hantverket – att läsa upphandlingsdokument och leta skakrav – men processerna är ofta snåriga och svåra att få inblick i.

Upphandlingsdatan är inte mätbar

Problemet börjar i själva upphandlingarna, som i stor utsträckning består av tungrodda PDF-dokument och krångliga Excelfiler. Informationen måste manuellt sammanställas, vilket ökar risken för att det inte blir gjort, görs inkonsekvent eller blir fel.

Interna arbetssätt speglar omoderna upphandlingsmetoder

Skakrav letas fram med överstrykningspenna på utskrivna dokument. I bästa fall sammanställs information i Excelark som snabbt blir ouppdaterade.

Många olika system förhindrar transparens och överblick

Bevakningsplattformar, upphandlingsdatabaser, mejlkorgar, Excelark, Teams och Slack ska tillsammans hålla ordning på arbetet, men bra ordning blir det sällan.

Brist på mätbar data hindrar mål och utveckling

Utan mätbar data om anbudsarbetet är det svårt att sätta upp användbara mål. Förutom antal vunna upphandlingar vet man egentligen väldigt lite om hur arbetet går.

Att börja mäta anbudsarbetet

Det kan kännas överväldigande att börja skapa mätbarhet i en organisation som saknar det idag. Men med ett steg i taget kan även detta övervinnas.

Den viktigaste datan att mäta

• Hur många upphandlingar som granskas i bevakningsflöden.

• En historik över processen för varje upphandling som hanteras.

• Vilka anbudsprocesser som avbryts innan anbud lämnas in, och varför.

• Vilka anbud som lämnas och ifall de leder till kontrakt eller inte.

• Kontraktsvärde, typ av upphandling och annan relevant information.

• Vilka medarbetare som arbetar med vad i varje del av processen.

Exempel på analyser av anbudsarbetet

• Vad i anbudsprocessen som tar mycket tid och resurser.

• Hur arbetsbelastningen ser ut i teamet.

• Hur mycket tid som läggs på anbud som aldrig lämnas in.

• Vad en genomsnittlig anbudsprocess kostar och hur lång tid den tar.

Förbättringar som kan göras utifrån analyserna

• Bättre beslut om vilka upphandlingar som är relevanta att lämna anbud på.

• Översyn av de processer som tar mycket tid och resurser.

• Bättre överblick, fördelning av arbete och planering inom teamet.

• Utveckling av bättre KPI:er och interna mål.

Tendium är byggt för mätbarhet

Att manuellt sammanställa, uppdatera och analysera data om anbudsorganisationens arbete skulle vara både tidskrävande och ineffektivt. Tendium är byggt med data och mätbarhet i centrum – genom att arbeta i Tendium från bevakning till färdigt anbud dokumenteras många delar av teamets arbete automatiskt av systemet.

Förutom mätbarhet kring teamets arbete tillgängliggör Tendium även upphandlingsdokumentens data genom att extrahera och sortera all information med hjälp av AI, vilket gör det möjligt att arbeta datadrivet i varje steg av anbudsprocessen.

Vill du veta mer om fördelarna med att arbeta i Tendium? Boka en demo så visar vi.