Din guide til den ultimate KPI-en – kostnad per vunnet anbud

Å levere tilbud på offentlige anskaffelser kan være tidkrevende og dyrt. Prosessene krever ofte mye administrasjon, kan lett bli ineffektive og vanskelige å overskue. Så hvordan måler dere best arbeidet med å levere tilbud på anskaffelser?

Vi foreslår at dere måler den ultimate KPI-en for anbudsorganisasjoner: kostnad per vunnet anbud.

Hvorfor måle kostnad per vunnet anbud?

Mange team jobber med én eller flere KPI-er for å måle effekten av teamets arbeidsinnsats. Ved å følge KPI-er over tid kan dere forstå hvilke aktiviteter som best bidrar til å nå teamets mål. Samtidig kan dere oppdage om det er noe som krever mye tid og ressurser, uten å gi resultatene dere ønsker.

For anbudsteam er det enkleste selvsagt bare å telle antall vunne anbud eller andelen vunnet av leverte tilbud. Men det synliggjør ikke kostnaden for å nå dit, som kan være betydelig.

Ved å måle kostnad per vunnet anbud måler du effektiviteten i teamets anbudsarbeid. Hvor mye ressurser bruker dere for hver kontrakt som skrives? Da ser dere ikke bare på kostnadene per leverte tilbud, dere teller ikke bare vunne kontrakter, men dere regner ut kostnaden per vunnet anbud.

Dette handler om å gjøre de riktige tingene og gjøre ting riktig. Rett og slett å legge ressursene der de virkelig gjør nytte for seg.

Slik regner du ut kostnad per vunnet anbud

Hvordan regner du da ut teamets kostnad per vunnet anbud? Jo, først må du selvsagt ha kontroll på kostnadene deres. Hvilke ressurser bruker dere for å finne interessante anskaffelser, utrede dem og levere tilbud? Vanligvis er det arbeidstimer for de som jobber i teamet, og kolleger utenfor teamet som kommer inn et sted i prosessen, samt kostnader for overvåkingstjenester og andre digitale støttesystemer i anbudsarbeidet.

Deretter deler du rett og slett kostnaden for anbudsarbeidet, inkludert arbeid med anskaffelser dere bestemmer at dere ikke skal levere tilbud på, med antall vunne anbud.

Kostnad per vunnet anbud = Total kostnad for anbudsarbeidet / Antall vunne anbud

Når du vet teamets kostnad per vunnet anbud, kan det tallet også brukes til å regne ut kostnad per vunnet anbud i forhold til gjennomsnittlig kontraktsverdi. Da kan du også ta hensyn til at store anskaffelser med høye kontraktsverdier kan være mer tidkrevende, og at små kontrakter ikke får koste for mye i interne ressurser.

Regn først ut gjennomsnittlig kontraktsverdi for anskaffelsene dere har vunnet. Del deretter summen med kostnad per vunnet anbud.

Kostnad per vunnet anbud i forhold til kontraktsverdi = Gjennomsnittlig kontraktsverdi / Kostnad per vunnet anbud

Det er viktig å holde oversikt over disse nøkkeltallene. Ved salg av produkter og tjenester med lave fortjenestemarginer er det spesielt viktig å holde kostnad per vunnet anbud nede for å opprettholde marginene.

Ut fra kostnad per vunnet anbud kan dere også fastsette en minimumskontraktverdi – anskaffelser som er så små at det ikke er verdt kostnaden ved å levere et tilbud. Hvis organisasjonen deres over tid blir mer effektiv og senker kostnaden per vunnet anbud, kan dere justere ned minimumskontraktverdien.

Slik optimerer du kostnad per vunnet anbud

Ok, hva nå? Når du vet teamets kostnad per vunnet anbud, hva skal du gjøre med den informasjonen? Jo, nå kan du begynne å se på hva som hadde gitt dere en optimal kostnad per vunnet anbud.

Hvordan senker dere kostnaden per vunnet anbud? Det er tre ting dere kan gjøre:

• Øke hit-rate

• Senke kostnadene

• Finne flere av de rette forretningsmulighetene

La oss se nærmere på noen tiltak som kan øke hit-raten, senke kostnadene eller øke antallet rette forretningsmuligheter dere finner.

Sats på å kutte skjulte kostnader

Når det snakkes om å effektivisere og senke kostnadene, tenker vi ofte på de åpenbare kostnadene – tidsbruk og lønnskostnader. Men det er ikke i de åpenbare kostnadene det store potensialet for effektivisering finnes, men i de skjulte.

Anbudsarbeidet inneholder en rekke skjulte kostnader:

• Forspilte anskaffelser på grunn av mangelfullt overvåkingssystem

• Tapte anbud på grunn av diskvalifisering, feil forretningsmuligheter og suboptimal pris

• Feil forretningsmuligheter når teamet bruker for mye tid på irrelevante anskaffelser

• Feil prissetting ved gevinst, men til en suboptimal pris

• Unødvendig administrasjon og koordinering på grunn av ineffektive støttesystemer

Å jobbe med å redusere de skjulte kostnadene kan gi en betydelig reduksjon av kostnad per vunnet anbud. Mange av de skjulte kostnadene kan forhindres med riktig informasjon lett tilgjengelig i riktig fase av anbudsprosessen. Med et datadrevet anbudsarbeid baseres beslutninger på data i større grad, noe vi straks kommer inn på.

Spar tid og øk hit-rate ved å ta bedre beslutninger raskere

Et vanlig problem ved høy kostnad per vunnet anbud er at det brukes for mye tid på irrelevante anskaffelser. Hvis teamet bruker mye tid på å lese dokumenter, lage sammenstillinger og kommunisere internt for så å konkludere med at det ikke er en god forretningsmulighet, tar det ressurser fra å jobbe med anbud som kan føre til vunne kontrakter.

Å ta gode beslutninger tidlig om hvilke anskaffelser dere skal gå videre med eller ikke, kan derfor senke kostnad per vunnet anbud betydelig. Men hvordan tar dere bedre beslutninger da? Mange anbudsteam bruker mye tid på å sammenstille krav, gå gjennom dokumenter og annen intern administrasjon for å avgjøre om anskaffelsen er relevant eller ikke. Prosessen er ofte manuell, noe som tar mye tid og øker risikoen for at dere går glipp av viktig informasjon.

Med et datadrevet anbudsarbeid lages automatiske sammendrag av anskaffelsesdokumentene. Teamet kan da raskt sette seg inn i nye anskaffelser, se på krav og avgjøre om det er en relevant forretningsmulighet eller ikke. Du kan lese mer om dette i vår artikkel om datadrevet anbudsarbeid i Go/No Go-fasen.

Med riktig informasjon om anskaffelsen presentert automatisk, reduseres også risikoen for at dere jobber videre med anbud som ikke vil føre til en avtale. På den måten øker hit-raten i form av antall vunne anbud av leverte tilbud, og dere optimerer kostnad per vunnet anbud ytterligere.

Finn flere forretningsmuligheter med datadrevet overvåking

For å nå en optimal kostnad per vunnet anbud ønsker anbudsteam å håndtere mange relevante og gode forretningsmuligheter. Da gjelder det selvsagt at dere finner alle anskaffelsene som er relevante for akkurat dere.

Det er vanlig at bedrifter går glipp av anskaffelser fordi oppdragsgiveren har valgt en uventet CPV-kode eller skrevet en utydelig annonse. Da dukker ikke anskaffelsen opp i søkeprofilen i mange tradisjonelle overvåkingstjenester.

Med datadrevet overvåking gjøres søk også i informasjonen i anskaffelsesdokumentene, og risikoen for å gå glipp av en relevant anskaffelse blir da betydelig mindre. Med flere relevante anskaffelser øker sjansen for flere vunne anbud, noe som reduserer kostnaden per vunnet anbud.

Gå over til datadrevet anbudsarbeid

Å jobbe datadrevet i anbudsarbeidet handler om å bruke data for å ta faktabaserte og proaktive beslutninger. Med riktig data lett tilgjengelig gjennom hele anbudsprosessen kan tidkrevende administrasjon, dårlige beslutninger og unødvendig arbeid unngås, og kostnaden per vunnet anbud reduseres.

Datadrevet arbeid gjennomsyrer hele anbudsprosessen i Tendiums anbudsplattform. Med automatiske sammendrag, smarte samarbeidsfunksjoner og redusert administrasjon blir anbudsprosessen mer effektiv og enklere.

Vil du prøve datadrevet anbudsarbeid? Start en gratis prøveperiode nå.