Øk deres hit rate – slik måler, analyserer og evaluerer dere for å vinne flere offentlige anbud

Selv den mest velsmurte anbudsorganisasjonen kan bli bedre. Men hvordan? Hvordan finner man ut hvor det er rom for forbedring? Hvilke nøkkeltall bør man se på?

Det skal vi dykke ned i nå. 

Mål viktige KPI-er

For å kunne forbedre noe, må du selvsagt vite hvordan det faktisk går. Altfor mange anbudsorganisasjoner har full fart fremover og glemmer å løfte blikket.

Hit rate

En av de aller vanligste KPI-ene å måle er hit rate. Altså – hvor mange anbud vant vi av de vi sendte inn

For å kunne måle dette, må du ha kontroll på:

• Hvor mange anbud dere leverer.

• Hvilke anbud dere vinner.

  
  

Hva er så en hit rate? Det avhenger helt av bransjen dere opererer i, hvordan konkurransesituasjonen ser ut, deres erfaring og hvor stor risiko dere er villige til å ta (det vil si hvor sikre dere vil være på seier for å levere et anbud). 

Med Tendiums Intelligence kan dere se konkurrentenes hit rate og dermed få en god benchmark å forholde dere til. 

Se hvor deres hit rate ligger i dag, og sett et mål å strebe mot. 

Kostnad per vunnet anbud

Hvis dere vil gå et skritt lenger, er kostnad per vunnet anbud en utmerket KPI å måle. Da vet dere ikke bare hvor ofte dere vinner, men også hva seieren koster dere.

Da må dere ha kontroll på:

• Hvor mange anbud dere vinner.

• Kostnaden for ett anbud.

Hold oversikt over hvorfor dere ikke leverer anbud

Mange anbudsorganisasjoner har kontroll på anbudene som leveres, men mindre kontroll på alle anskaffelsene man ser på, men velger å ikke gå videre med. 

Det er synd! For her finnes det mye interessant informasjon.

Sørg derfor for at dere lagrer anbud som er evaluert, og noter årsaken til at dere ikke går videre med et anbud. Det kan for eksempel være skal-krav dere ikke oppfyller, dårlige vilkår, eller at dere rett og slett ikke hadde tid.

Og neste steg er selvsagt: hvordan kan dere utvikle dere for å kunne delta i flere konkurranser?

I Tendium kan dere dokumentere hvorfor dere ikke leverte anbud og hente ut en liste over alle disse anskaffelsene for videre analyse.

Analyser tapte avtaler

Dere kan selvsagt ikke vinne alle anbud. Men det er viktig å forstå hvorfor dere ikke vant, og følge opp dette over tid.

Var det prisene som avgjorde? Fikk dere ikke så høy poengsum som dere mener dere fortjente? Hvordan kan dere gjøre tilbudet sterkere i neste konkurranse?

Også her kan dere i Tendium angi hvorfor dere ikke vant anbudet og hente ut en liste over disse for å analysere.

Let etter effektiviseringsmuligheter

En høy hit rate går hånd i hånd med en effektiv anbudsorganisasjon

Her har vi et godt eksempel: Hvor lang tid tar det fra en anskaffelse blir publisert til dere tar en Go/No Go-beslutning? Det spiller en stor rolle.

1. Et sterkt anbud er viktig for å forbedre deres hit rate. 

2. Da er det viktig at dere som organisasjon gir dere selv forutsetningene for å utarbeide et sterkt anbud. 

3. En av disse forutsetningene er tid.

Jo mer tid dere bruker på å evaluere potensielle forretningsmuligheter (hvorav noen kanskje er helt irrelevante), desto mindre tid har dere igjen til selve anbudet.

 Altså: effektiviser hvordan dere overvåker anskaffelser og gjennomgår nye forretningsmuligheter, slik at dere kan komme i gang med anbudet så tidlig som mulig.

Let etter slike små tidstyver i anbudsarbeidet og fortsett å effektivisere prosessen steg for steg.

Tendium jobber hardt for å minimere tiden anbudsteam bruker på unødvendig administrasjon. Les mer om hvordan du kan overvåke anskaffelser smartere og raskere.  

Skap forutsetninger for høyere hit rate

Riktig verktøy gir dere forutsetningene for både å analysere resultatene deres og spare verdifull tid i anbudsprosessen. Book en demo, så viser vi hvordan dere kan jobbe smartere, raskere og mer effektivt.