7 anledningar att ha ett avropsstöd

Ett flöde, full koll. Så beskrivs Tendiums Avropsverktyg, ett hjälpmedel framtaget för att förenkla och effektivisera arbetet med samtliga inkommande förfrågningar som avrop, FKU:er och upphandlingar.

Oskar Lundgren är grundare och co-CEO på Tendium. I detta blogginlägg berättar han om de många olika fördelar som ett avropsverktyg för med sig. Lär dig allt om avropsstöd och hitta fungerande former för din avropshantering!

1) Få bättre överblick över affärer – Intern uppföljning

Det är väldigt vanligt att det, framförallt i större företag, är en stor utmaning att processa alla inkommande förfrågningar som rör offentliga upphandlingar. Man hanterar allt från förnyade konkurrensutsättningar (FKU:er) och direktupphandlingar till faktiska avrop. Avropen kommer också från flera olika avropsberättigade parter, så leverantörer på ramavtal kan få information från ett stort antal olika köpare.

Vi på Tendium såg hur företag med stora eller flera ramavtal brottas med att organisera de inkommande avropen, ibland flera i veckan, om inte flera på en dag. Förfrågningarna kommer ofta via mejl. Då gäller det att dels koppla ihop det aktuella mejlet med korrekt ramavtal, men också att koppla samman mejlen med varandra. Informationen om ett avrop eller en FKU kan nämligen komma i flertalet mejl.

Se vilka avrop ni svarar på och inte

Företags hantering av avrop från ramavtal måste ordnas och följas upp. Det kan även finnas ett externt behov av rapportering. Är man leverantör för Kammarkollegiets ramavtal krävs det att man rapporterar in vilka och hur många avrop man svarar på.

Avropsverktyget – Ett flöde, full koll

All uppföljning och ihopkoppling är dock tidskrävande eftersom det oftast sköts manuellt. Resultatet blev avropsverktyget – ett system för smidigare kontroll och uppföljning av avrop och inkommande förfrågningar.

2) Spara tid och fördela resurser effektivt – Manuell uppföljning motsvarar ett heltidsjobb

I större organisationer och i ramavtal där man måste rapportera till den upphandlande myndigheten behövs en manuell uppföljning, men tiden det tar att följa upp motsvarar ofta ett eller flera heltidsjobb.

Ett avropsstöd frigör värdefulla resurser

Tendiums avropsverktyg kan beskrivas som ett avropsstöd. Vid en sådan situation råder flera svårigheter: svarstiderna är nästan alltid kortare än vid upphandlingar, man får tillgång till mycket mindre information, och det krävs mycket mer arbete med att logga information.

3) Samarbeta enklare mellan team

I arbetet med upphandlingar kan den organisatoriska strukturen se olika ut. Med allt samlat på samma ställe är det enkelt att lämna över arbete till kollegor, smidigare att arbeta över gränserna mellan team, och lättare att prioritera och fördela arbetet.

4) Sammanhållen process – Ett system för hela affären

Under åren som Tendium arbetat för att göra den offentliga marknaden tillgänglig för fler leverantörer har ett avropsverktyg varit särskilt efterfrågat. Idén kom ur kundresponsen, där det uppdagades att det var ett stort problem för många att hantera den stora volymen avrop och förfrågningar som ramlar in via mejl.

5) Ett verktyg anpassat för avrop – Mejlkorgar är inte gjorda för avropshantering

Kedjor av mejl med information om avrop, FKU:er, frågor och kompletteringar vill man allra helst koppla samman, men det går inte att göra på något smidigt sätt i en mejlkorg.

6) All upphandling under ett tak – Ett stöd före, under och efter affären

En stor fördel med vårt avropsverktyg är att det kan användas under alla delar av offentliga affärer - före, under och efter anbudstiden.

7) Effektivisera hela din verksamhet – Ett verktyg för privata och offentliga affärer

Avropsverktyget är användbart och tillför värde även utanför affärer med offentlig sektor. Upphandlingar inom privat sektor är ofta ännu mer mejlbaserade.

Ta en titt på vårt avropsverktyg och få ordning på dina avrop idag!