Förvirrad över upphandlingssystemen? – Hitta rätt i upphandlingsdjungeln

När det kommer till upphandling finns det mycket som kan upplevas som svårt, både för leverantörer och upphandlare. Samuel Repfennig är produktägare och ansvarig för datainsamlingen på Tendium. I detta inlägg redogör han för de olika källorna där upphandlingsdata finns tillgänglig, vad som skiljer dem åt och vad de har gemensamt.

Först ut – Vad är ett upphandlingssystem?

När en upphandlare skapar en upphandling sker det i de flesta fall i ett så kallat upphandlingssystem, genom att fylla i information i ett formulär för att generera en upphandlingsannons och ladda upp förfrågningsunderlaget.

Det finns tre stora upphandlingssystem i Sverige idag: KommersAnnons, e-Avrop och TendSign. Utöver dessa finns också ett gäng mycket mindre upphandlingsverktyg. En leverantör kan gå in och anmäla intresse, ladda ned upphandlingsdokumenten, ställa frågor och slutligen lämna anbud i upphandlingssystemet.

Dessa stora upphandlingssystem kan benämnas som ursprungskällor – det är här den ursprungliga datan som används i olika bevakningstjänster först görs tillgänglig.

Samlingskällor

Förutom ursprungskällor finns andra källor som hämtar information från dessa och aggregerar den för olika syften: dels för att tillhandahålla bevakningstjänster, dels för att uppfylla lagkrav på lagring av information.

Uppfylla lagstadgade datalagringskrav

Det finns en lag och en förordning om upphandlingsstatistik. Upphandlingsmyndigheten (UHM) är ansvarig för statistik, och Konkurrensverket (KKV) är ansvarig för att registrera och bevilja annonsdatabaser. Det finns krav på att annonsdatabaser ska göra det möjligt att identifiera upphandlingar, ange vilken lag upphandlingen genomförs enligt, tillhandahålla informationen kostnadsfritt, och vara digitala.

Registrerade annonsdatabaser i KKV:s register inkluderar bland annat: e-Avrop (driven av e-Avrop AB), KommersAnnons.se (Primona AB), Mercell Annonsdatabas (Mercell Commerce AB), Konstpool (Konstpool AB), CTM (Mercell CTM AB) och Clira Annonsdatabas (AreaChica AB).

Registrerade annonsdatabaser

Konstpool används bland annat för att annonsera upphandlingar av konst och kultur. CTM benämndes tidigare EU Supply och används i princip inte längre i Sverige. Clira publicerar bland annat egna annonser för direktupphandlingar. e-Avrop fungerar som både ett upphandlingsverktyg och en registrerad annonsdatabas.

Leverantörsportaler

På KommersAnnons finns flera leverantörsportaler – till exempel har Stockholms stad, Polisen och Trafikverket egna portaler där de publicerar sina upphandlingar. Datan från alla KommersAnnons leverantörsportaler sammanställs i deras registrerade annonsdatabas. Mercell Opic tjänar som registrerad annonsdatabas för de upphandlingar som publiceras via upphandlingsverktyget Mercell Tendsign.

Upphandlingar över tröskelvärdet

Utöver detta finns Tenders Electronic Daily (TED), där alla annonser om upphandlingar över det europeiska tröskelvärdet aggregeras. Det är lagstadgat att man måste skicka annonser för dessa upphandlingar till TED.

Bevakningstjänster

Det finns också sammanställande källor som aggregerar data i ett affärssyfte – det är där Tendium kommer in. Vi tillhandahåller en bevakningstjänst och aggregerar information från alla källor där upphandlingar publiceras i Sverige. Syftet med en upphandlingsbevakning skiljer sig alltså från syftet med ett upphandlingsverktyg eller en registrerad annonsdatabas.

Bevakningstjänst och upphandlingsverktyg under samma företagskoncern kan göra det förvirrande

E-avrop, KommersAnnons och TendSign ägs av bolag som också har bevakningsverktyg, men dessa är separata från upphandlingssystemen. Extra förvirrande blir det när ett bevakningsverktyg fungerar både som registrerad annonsdatabas och bevakningsverktyg, som är fallet med Mercell Opic.

Måste jag ha en bevakningstjänst från företaget som tillhandahåller upphandlingssystemet?

Nej! Upphandlingssystem och bevakningstjänst är två separata saker. Upphandlingsdata är offentliga uppgifter och kan hämtas av alla. Informationen finns tillgänglig hos andra bevakningstjänster också – välj den som passar dina behov bäst.

Vad är det för annonser som publiceras?

Alla upphandlingar som genomförs enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK publiceras i en annonsdatabas. En upphandlande myndighet måste enligt lag offentliggöra annonserna, både över och under det europeiska tröskelvärdet. Du kan hitta samtliga publicerade upphandlingar med ett värde överstigande direktupphandlingsgränsen i Tendiums bevakningstjänst.

Var hittar jag direktupphandlingar?

Ett undantag från det lagstadgade kravet att publicera upphandlingar utgörs av direktupphandlingar – direktupphandlingsgränsen ligger för närvarande på 700 000 kronor. Om en upphandlings värde beräknas understiga gränsen finns inga särskilda krav på att annonserna ska offentliggöras, men i praktiken annonseras många direktupphandlingar ändå, eftersom myndigheter ofta har interna riktlinjer om att publicera annonser för direktupphandlingar över en viss nivå.

Det finns vissa kanaler specifikt för direktupphandlingar, till exempel vår samarbetspartner Clira. Ibland publicerar kommuner och myndigheter sina direktupphandlingar på egna hemsidor. Det går också att hitta alla offentligt publicerade direktupphandlingar hos Tendium.